Description du problème

ONS Onderwijsbureau a dû faire face à un manque de place. L’espace où les archives papier étaient stockées coûtait de l’argent en loyer et en entretien. En outre, ils voulaient s’assurer que leurs dossiers RH étaient stockés conformément à la loi GDPR et que les employés avaient accès à leurs propres dossiers à tout moment.

Solution

La combinaison de la numérisation et du stockage physique était la solution appropriée pour ONS Onderwijsbureau. Tous les dossiers personnels des employés de leurs clients qui sont employés ont été numérisés et importés directement dans les environnements AFAS de leurs clients. Il y avait également de nombreux dossiers papier d’employés qui sont déjà hors service, mais dont les dossiers doivent encore être conservés conformément à la loi. Ils les ont fait archiver dans les archives sécurisées d’Archive-IT et, si nécessaire, ils peuvent les récupérer via Scanning on Demand.

Résultat

  • Un espace précieux au sein de l’organisation est libéré, il peut être utilisé d’une autre manière.
  • Les dossiers du personnel sont disponibles partout et à tout moment pour les employés autorisés
  • Les dossiers des RH sont désormais stockés conformément à le GDPR

Chiffres clés

242

Fichiers archivés physiquement

3.309

Fichiers numérisés

193.080

Images scannées

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