Le département HRM est un département qui commence souvent comme pilote avec la numérisation des dossiers du personnel. Il s’agit donc souvent d’un service qui est le premier de l’organisation à passer à un environnement de travail numérique et qui est donc à la pointe du progrès. Principalement parce qu’ils ont un dossier bien défini. Mais à quoi ce ministère doit-il penser pendant cette importante transition ?
À quoi ressemble un fichier HRM ?
Un fichier HRM moyen se compose rapidement d’un nombre considérable d’onglets et de documents. Certains d’entre eux sont exigés par la loi, comme la copie de la pièce d’identité, les détails du salaire et les données sur le congé et l’absence de l’employé. Il y a aussi des parties qui ne sont pas prescrites, mais qui, dans la pratique, sont utiles à conserver dans les dossiers.
Systèmes numériques pour votre fichier HRM
Archivage-IT considère qu’il est important que les utilisateurs puissent travailler plus efficacement et de manière structurée avec un système numérique et a donc un partenariat avec Afas et Raet, entre autres. Tout comme Archivage-IT, ces parties sont spécialisées dans les environnements de travail numériques axés sur la GRH. Les systèmes avec lesquels vous travaillez sont essentiels lorsque vous passez à un environnement de travail numérique. Un système doit être conçu de telle sorte qu’il fonctionne pour vous et non contre vous. C’est pourquoi Archivage-IT dispose de ce partenariat pour soutenir les procédures au sein du département HRM. Nos solutions logicielles combinées à des fonctions de numérisation de haute qualité garantissent la création d’un fichier final de GRH, lié au dossier personnel en ligne. Les signaux et les autorisations qui peuvent être mis en place, l’accès à vos fichiers et surtout le travail de recherche sont toujours réduits.
Depuis combien de temps conservez-vous un tel dossier de GRH ?
Chaque document a une période de conservation différente dans un dossier de GRH. Il est donc très important qu’il y ait une politique de conservation pour tous les dossiers. Presque tous les documents, à l’exception des demandes de formation et des frais médicaux, doivent être conservés pendant un certain nombre d’années après la fin de l’emploi. Quoi qu’il en soit, il est important que vous, en tant qu’employé d’un service de GRH, soyez au courant de ce qui a été établi par la loi.
–Les documents figurant dans un dossier personnel ont principalement une fonction de preuve. Pensons, par exemple, à un contrat de travail, à des ententes qui sont consignées dans un rapport d’évaluation ou à des ententes qui sont consignées dans une convention de formation. La substitution est demandée afin de n’avoir qu’un document électronique légalement valide. Elle remplace la reproduction numérique (la numérisation) du document papier original. Le document électronique a donc le statut de « document officiel » et est considéré comme un document original. Les documents numériques fournissent des preuves irréfutables à partir du moment où la substitution est obtenue.
Si une substitution est demandée et émise, certaines conditions (strictes) sont imposées au processus de numérisation, au stockage des documents, au format de fichier et au processus de gestion après numérisation. En d’autres termes, l’analyse des dossiers du personnel exige beaucoup de travail.