L’hôpital Ikazia offre des soins aux patients à Rotterdam-Zuid et dans les environs, dans un hôpital chrétien protestant. Afin de fournir les meilleurs soins possibles aux patients, la paperasserie ne devrait plus être un obstacle. Ceci est possible en partie grâce au passage au numérique en collaboration avec Archive-IT. Le Dr Morrel (gynécologue) et Mme Mulders (responsable des archives médicales centrales) parlent de la phase initiale de ce processus de numérisation.

Un projet pilote représentatif

Le Dr Morrel explique comment l’hôpital a commencé à numériser :  » Nous avons commencé avec le service de gynécologie en tant que projet pilote, parce que c’est une clinique complexe. Dans le cas des patientes obstétricales en particulier, les femmes viennent souvent à l’hôpital la nuit, de sorte que le médecin doit disposer très rapidement des informations adéquates. Dans le passé, il arrivait souvent qu’un tel dossier se trouve encore à la clinique externe, sur une pile de dictées ou dans le service des soins infirmiers. Il était alors souvent difficile de trouver les informations nécessaires. La décision de commencer avec un service aussi complexe était évidente, car s’il était bien rempli, nous pourrions aborder les autres cliniques avec certitude et confiance. Pour être honnête, Archive-IT offre beaucoup de soutien dans le processus, de sorte que le projet pilote s’est déroulé sans problèmes notables. »

Intégration iSoft

« Afin de pouvoir faire la transition d’un environnement de travail papier à un environnement numérique, nous avons numérisé plus de deux volumes de fichiers « , explique Mme Mulders. « Pourtant, nous recevons toujours des documents physiques. Pensez aux lettres de recommandation ou aux résultats provenant de l’extérieur du propre hôpital que les patients apportent avec eux. Ceux-ci sont numérisés de manière centralisée dans nos Archives médicales centrales (CMA) avec le bon fichier. Désormais, le médecin prendra de nouvelles notes directement sur l’ordinateur dans le progiciel iSoft. Archive-IT est la solution idéale pour cela. L’Hôpital Ikazia conserve généralement ses dossiers ambulatoires dans les cliniques elles-mêmes et les dossiers cliniques dans l’AMC. Bien sûr, il arrive parfois qu’il n’y ait pas assez d’espace dans les cliniques ; nous les entreposons alors temporairement dans l’AMC. Ils se rendent ensuite au dépôt d’archives sécurisé d’Archive-IT. A partir de 2009, nous numériserons les nouveaux dossiers cliniques entièrement sous notre propre direction. »

Efficace, rapide et sûr

« L’hôpital Ikazia travaille avec JIM depuis longtemps », ajoute Mme Mulders. « JIM est utilisé pour gérer les fichiers papier et pour demander les fichiers placés en externe à Archive-IT. La demande de fichiers via JIM est très agréable : en moins d’une demi-heure, nous pouvons déjà consulter les fichiers demandés, numérisés et tout. » « Avant, c’était très différent, dit le Dr Morrel, pendant la journée, ce n’était pas vraiment un problème, même s’il fallait parfois marcher un peu, mais la nuit et en dehors des heures, nous le faisions avec ce que nous avions. Soit ce n’était pas possible, soit nous devions passer toutes sortes d’appels téléphoniques au milieu de la nuit pour demander des fichiers dans les archives. Maintenant, avec le fichier numérique, nous n’avons plus à nous soucier de cela. Nous pouvons consulter les fichiers numérisés directement depuis n’importe quel poste de travail de l’hôpital, si autorisé. »

L’avenir numérique

Mme Mulder explique les étapes futures : « La clinique de gynécologie et de pédiatrie est maintenant numérique et pour le moment, c’est au tour de la clinique de chirurgie. De tous les patients qui arrivent maintenant, toutes les informations sont dans l’ordinateur. Le dossier de traitement du service des urgences a récemment été mis à jour avec une version numérique. Là, ils peuvent remplir leurs propres conclusions. Pour l’instant seulement la partie infirmière, mais bientôt les médecins pourront aussi y mettre leurs résultats. Nous allons bientôt numériser le fichier du bloc opératoire. » Le Dr Morrel doit ajouter :  » Tous les contrôles et revérifications rendus obligatoires par le ministère et l’inspection sont remplis par le praticien et l’infirmière avant une intervention chirurgicale, et cela se fera aussi numériquement. La gynécologie est donc la première à travailler avec l’OVD (Operation Sequel File) numérique d’Ikazia. Cela nous permettra d’élargir de plus en plus notre fichier électronique. Les logiciels et services d’Archive-IT sont un maillon important dans ce processus. »

Plus de références
Ikazia | Archive-IT

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