Koraal fournit des soins, de l’éducation et du travail aux personnes souffrant de handicaps graves et de problèmes comportementaux et/ou psychiatriques complexes. Ils ont différents endroits dans le Brabant septentrional et le Limbourg. Koraal est une organisation ambitieuse qui vise la qualité. Ils se concentrent de plus en plus sur la professionnalisation et la centralisation. Ils le font dans le but de rendre les processus plus efficaces, mais aussi d’accroître la clarté, la transparence et la qualité.

Procédure d’appel d’offres

Lyria Struik, responsable des politiques de GRH à Koraal, a été étroitement impliquée dans le projet de numérisation des dossiers personnels de Koraal. Auparavant, ils ont suivi une procédure d’appel d’offres intensive, au cours de laquelle plusieurs fournisseurs ont été comparés. Après une première évaluation des fournisseurs, un certain nombre de parties sont restées, qui ont ensuite fait une présentation. Au cours de la présentation, tous les domaines d’expertise ont été transférés de Koraal, tels que le responsable de l’application AFAS et l’agent de sécurité.

Finalement, la décision a été prise de travailler avec Archive-IT ! Lyria déclare : « L’offre d’Archive-IT correspond très bien à la demande de Koraal. Le rapport qualité/prix était le meilleur, l’accent étant mis sur la qualité et les soins. La présentation claire et transparente nous a donné confiance, ce qui a certainement été pris en compte dans notre décision ». 

Projet réussi

C’était un projet intensif et éducatif. Koraal a insisté sur les lois et règlements concernant GDPR. L’objectif était de rendre les dossiers du personnel totalement à l’épreuve de la GDPR avant la numérisation. Cela signifie, entre autres, qu’il n’y a aucun document dans le dossier qui n’est pas (ou plus) pertinent. Sur la base de la législation, de la réglementation et de la politique de Koraal, une liste a été dressée que le personnel de nettoyage d’Archive-IT a utilisé pour réorganiser chacun des dossiers. En fin de compte, les dossiers ont été numérisés conformément à la nouvelle classification.

Lyria : « La communication avec Archive-IT a été très agréable. Même pendant le projet, nous pouvions toujours contacter le chef de projet pour toute question et et il y a vraiment eu du temps pris pour nous. En cas d’incertitude, elle n’a pas hésité à monter dans la voiture et à parcourir l’étendue du projet en face à face pour nous assurer que tout le monde était sur la même longueur d’onde. Cette mentalité pratique était très éclairante. »

Archive-IT a fait une planification avant le projet. Une bonne planification était cruciale, car les dossiers devaient être recueillis à chaque endroit. S’il y a eu un changement par rapport à Koraal, Archive-IT a ajusté la planification en conséquence. Lyria a apprécié la flexibilité et la réflexion. Elle recommanderait certainement Archive-IT lorsqu’il s’agit de numériser des fichiers !

Accessibilité pendant la numérisation

Honoré Martens, chef d’équipe, soutien RH, parle également de ses expériences. Dans son rôle, il a régulièrement besoin d’un dossier. Dans l’ensemble, il s’agissait d’un nombre considérable de dossiers du personnel, ce qui signifiait qu’un dossier était nécessaire avec une certaine fréquence, même pendant le processus de numérisation. Finalement, tous les fichiers ont été importés dans AFAS, mais Archive-IT a utilisé sa propre solution logicielle, Virtual Archive, pendant le processus de numérisation. Via Virtual Archive, un fichier peut être numérisé en priorité pendant le processus. Ainsi, Koraal a eu accès aux dossiers en tout temps durant le projet. Honoré : « La Virtual Archive a été entièrement mise en place conformément aux autorisations de Koraal, afin que je puisse demander facilement et surtout en toute sécurité un dossier prioritaire s’il n’avait pas encore été numérisé. Cela s’est toujours fait à temps. De cette façon, nous n’avons pas été gênés par la numérisation et tous les fichiers nous ont été accessibles à tout moment. » 

Koraal, merci de votre confiance !

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