Dans les années 1960 et 1970, les ordinateurs ont commencé à prendre en charge de plus en plus de tâches dans les entreprises, et l’on s’attendait à ce que le bureau sans papier ne tarde pas à voir le jour. On s’attendait à ce que l’automatisation croissante entraîne une réduction de la quantité de papier utilisée dans le bureau. Cela entraînerait alors la disparition du papier de l’environnement de bureau.

Cependant, la quantité de papier dans l’environnement commercial n’a augmenté que dans la mesure où l’automatisation a permis aux gens de créer et d’imprimer eux-mêmes des documents plus souvent. Bien que la quantité totale de papier utilisée dans le bureau ait diminué depuis le début du siècle, on estime que chaque employé du bureau consomme encore un kilo de papier par jour.

La vision d’Archive-IT

Dans notre monde en rapide évolution, les organisations doivent être agiles et flexibles. De l’avis de la société technologique Archive-IT, l’utilisation des archives numériques comme support d’information est plus efficace. L’information doit pouvoir être consultée et modifiée de façon sécuritaire, interactive, n’importe où et n’importe quand.

C’est pourquoi il est si important de numériser les documents et d’être en mesure de travailler avec eux aussi numériquement. La différence entre les deux est expliquée plus en détail ci-dessous.

La nécessité de la numérisation

La quantité de papier de plus en plus importante dans l’environnement de bureau pose des problèmes considérables. Pensez à ceci, par exemple :

  • Employés qui passent beaucoup de temps à trouver des documents physiques ;
  • Les informations qui vont ensemble sont réparties sur différents fichiers ;
  • Documents importants qui sont difficiles ou impossibles à trouver ;
  • Les coûts élevés et croissants du stockage de documents ;
  • Le risque que des documents papier soient endommagés ou détruits au bureau, par exemple en cas d’incendie ou par des parasites tels que des poissons en papier;
  • Information qui n’a pas été mise à jour et qui, par conséquent, fait en sorte que les dossiers sont périmés et incomplets;
  • Les possibilités limitées de sécuriser les documents papier.

Les avantages de la numérisation

La solution à ces problèmes est la numérisation des documents papier. La numérisation permet aux entreprises de trouver plus facilement leurs informations. Les dossiers et les sujets peuvent être inclus dans le système d’affaires et interconnectés. Cela permet également de s’assurer, par exemple, qu’aucune information importante ne manque dans les dossiers des clients et des patients.

À une époque où le respect de la vie privée et la protection des données sensibles deviennent de plus en plus importants, la numérisation peut apporter une sécurité supplémentaire. Par exemple, en stockant les informations dans un environnement sécurisé et en fournissant des autorisations aux fichiers sensibles. Cela rend également la manipulation des documents beaucoup plus difficile.

Grâce à la numérisation des documents, l’entreprise peut facilement se conformer aux obligations de conservation exigées par le gouvernement et l’administration fiscale.

L’importance du travail numérique

Une fois les documents numérisés, il est nécessaire qu’ils puissent être consultés, visualisés et adaptés de manière simple. C’est pourquoi il est nécessaire de trouver une solution qui facilite l’utilisation des documents numérisés.

Il est important que les documents numérisés puissent être récupérés à tout moment et sur différents appareils. Cela signifie qu’une bonne solution informatique est nécessaire, qui organise et gère toutes les informations numériques de l’organisation de manière centralisée. Afin d’éviter des dossiers incomplets, cette solution devra permettre de compléter les documents ou dossiers existants. Et si un document physique, tel qu’une facture ou un reçu, apparaît, il doit être facile de l’ajouter au dossier existant. C’est la seule façon de créer un bureau véritablement « sans papier », avec tous les avantages que cela comporte.

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