En tant qu’hôpital spécialisé aux Pays-Bas et en Europe, la Sint Maartenskliniek est leader dans le traitement des troubles de la posture et du mouvement. La Sint Maartenskliniek offre ses traitements et ses soins à Nimègue, Woerden, Boxmeer et Tiel. Chaque année, quelque 60 000 personnes de différentes régions sont soignées par quelque 1 700 employés de la Sint Maartenskliniek.

L’ère numérique

Melanie Heijmink, responsable du personnel, travaille pour la Sint Maartenskliniek à Nimègue depuis de nombreuses années. « Notre département P&O était encore assez démodé en matière de numérisation. Nous travaillions encore avec des dossiers personnels sur papier, qui n’étaient plus adaptés à l’ère numérique actuelle. En outre, de nombreux gestionnaires de notre organisation conservaient leurs propres dossiers parallèles dans les dossiers du personnel. Cela signifiait qu’il y avait plusieurs  » copies  » d’un fichier dans l’organisation, mais au moment où vous commencez à numériser et donnez accès à un seul et même fichier numérique aux managers, aux employés et au département RH, vous empêchez la création de fichiers shadow « , explique Melanie Heijmink.

Nettoyage des fichiers

« Nous avions beaucoup de documents en double dans nos dossiers personnels. C’est pourquoi nous avons nettoyé nous-mêmes tous les fichiers au sein de l’organisation et les avons ensuite envoyés à Archive-IT pour une numérisation partielle. Il y avait environ 1800 dossiers personnels, donc le nettoyage a demandé un investissement considérable de temps ! Nous avions l’impression que les documents recevraient immédiatement le nom correct lorsqu’ils seraient numérisés, comme un contrat de travail, une carte d’identité, etc. Nous avions également l’impression que les documents recevraient le nom correct lorsqu’ils seraient numérisés. Malheureusement, ce n’était pas le cas et nous avons dû investir du temps par la suite pour nommer les documents électroniques. Il est important que cela soit clairement discuté au préalable entre le numériseur et le client, car cela peut faire gagner du temps et donc de l’argent ! Nous sommes finalement satisfaits du résultat ».

Via AAG

« Nous sommes retrouvés chez Archive-IT par l’intermédiaire d’AAG, qui nous a guidés en tant que chef de projet externe dans le projet de numérisation. En collaboration avec AAG, nous avons élaboré un plan concernant la nouvelle présentation du dossier personnel numérique et le nettoyage du dossier personnel papier. Le account manager d’Archive-IT nous a ensuite rendu visite pour nous donner plus d’informations sur l’ensemble du processus de numérisation. Si l’on examine le processus de numérisation, nous aurions aimé jeter un coup d’œil à Archive-IT avant le processus de numérisation afin d’en arriver à une décision. Il est possible qu’à l’avenir, nous numérisions les autres documents des dossiers du personnel, c’est pourquoi nous avons reçu cette invitation d’Archive-IT! ». Selon Melanie Heijmink.

La Sint Maartenskliniek est maintenant satisfaite du système numérique de Raet comme environnement de travail numérique pour les dossiers du personnel ! En numérisant partiellement leurs dossiers personnels, ils ont fait un premier pas vers l’ère numérique, avec laquelle ils bénéficient maintenant de toutes les commodités du dossier !

Plus de références
De Sint Maartenskliniek | Archive-IT

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