Pourquoi faire le choix du stockage physique des archives ? Il n’est pas toujours nécessaire et rentable de numériser (tous) les dossiers. En pratique, il s’avère que les dossiers papier (ou une partie d’entre eux) ne sont plus souvent consultés mais doivent être conservés. Afin de libérer de l’espace, le stockage externe est une bonne solution.
Formes de stockage des archives
Archive-IT propose trois formes différentes de stockage des archives : le stockage au niveau des palettes, le stockage au niveau des fichiers et le stockage conditionné.
Stockage au niveau des palettes
Les organisations ont souvent des archives statiques, par exemple des archives à faible fréquence de consultation qui doivent être conservées conformément à la loi. Pour ces archives, Archive-IT propose un stockage au niveau des palettes ; un stockage en vrac où les archives sont enregistrées au niveau des boîtes et les archives sont stockées sur des palettes ou dans des classeurs. Il s’agit d’une solution économique et peu encombrante pour les archives physiques qui ne sont pas ou peu consultées.
Stockage au niveau des fichiers
Cette option de stockage concerne les archives dont vous n’avez pas besoin fréquemment, mais que vous souhaitez pouvoir consulter très rapidement lorsque vous avez besoin d’un ou plusieurs fichiers. Chaque dossier est enregistré et archivé individuellement, ce qui nous permet de mettre un dossier requis à disposition sous forme numérique dans un délai d’une heure et demie.
Stockage conditionné
Cette option de stockage est principalement choisie pour les dossiers qui doivent être conservés pendant une période très longue ou infinie. Un système climatique complet régule et surveille les facteurs climatiques pertinents. Pensez à une humidité et une température constantes. Ce système climatique signale également lorsque les valeurs ne sont pas conformes aux normes. Cette signalisation nous permet d’ajuster rapidement les paramètres si nécessaire afin qu’ils se situent à nouveau dans les normes fixées.
Le processus
Quel que soit le niveau de stockage choisi, le processus d’archivage physique comprend cinq étapes :
- Inventaire : l’inventaire de l’archive est effectué par le client lui-même ou laissé à un employé d’Archive-IT. De cet inventaire découle un devis avec une proposition d’investissement.
- Transport : l’archive est récupérée par Archive-IT en utilisant un transport sécurisé. Dès que le camion quitte les locaux du client, les archives sont transportées directement dans les archives sécurisées d’Archive-IT. A l’arrivée, les archives sont déchargées dans une serrure sécurisée.
- Réception : chaque pièce d’archives (qu’il s’agisse d’une boîte, d’un dossier ou d’un fichier) est marquée d’un code barre. Celui-ci est ensuite enregistré dans le système d’Archive-IT. En caractérisant les documents, ils sont facilement repérables dans les archives et sont visibles à tout moment dans le Virtual Archive (application logicielle d’Archive-IT) qui stocke les documents.
- Archivage : après l’admission, les archives sont stockées dans un des locaux sécurisés.
- Accès : le client a accès à l’archive virtuelle pour avoir un aperçu des documents d’archives enregistrés. Les demandes sont également soumises via le Virtual Archive lorsqu’un dossier est nécessaire. Il peut être envoyé physiquement, par courrier recommandé, ou mis à disposition sous forme numérique via le service de numérisation à la demande.
Scanning on Demand
Lorsque l’archive est physiquement stockée à Archive-IT, vous avez accès à le Virtual Archive pour gérer les dossiers d’archives. Besoin d’un dossier ? Grâce au Scanning on Demand ou à notre service de messagerie, vous pouvez accéder à tout moment aux fichiers requis. Un fichier est demandé numériquement et peut être mis à disposition dans un délai d’une heure et demie ! En utilisant le Scanning on Demand, vous constituez progressivement une archive numérique, avec seulement ce dont vous avez réellement besoin.
Politique de destruction
Les documents d’archives doivent souvent être conservés pendant une période obligatoire. Après l’expiration de la période de stockage, les documents peuvent être détruits. Après l’ordre signé du client, les archives seront détruites de manière confidentielle. Archive-IT travaille en collaboration avec SUEZ, spécialiste de la destruction confidentielle de documents sensibles à la vie privée.
Sécurité
La sécurité est la priorité d’Archive-IT. Nous prenons les meilleures mesures possibles pour garantir que vos archives sont sûres et manipulées avec soin. Tant physiquement que numériquement. Notre responsable de la protection de la vie privée et de la sécurité, ainsi que notre responsable de la protection des données, s’assurent que tous nos processus et activités sont menés en parfaite conformité avec le GAV. L’importance de la sécurité de l’information est confirmée par les certificats ISO 27001 et NEN 7510.
Vous souhaitez libérer de l’espace de bureau en archivant physiquement les archives ? N’hésitez pas à contacter Archive-IT pour connaître les possibilités.
