
Comment passer à un service de GRH numérique ?
Le département HRM est un département qui commence souvent comme pilote avec la numérisation des dossiers du personnel. Il s’agit...
Pourquoi faire le choix du stockage physique des archives ? Il n’est pas toujours nécessaire et rentable de numériser (tous) les dossiers. En pratique, il s’avère que les dossiers papier (ou une partie d’entre eux) ne sont plus souvent consultés mais doivent être conservés. Afin de libérer de l’espace, le stockage externe est une bonne solution.
Archive-IT propose trois formes différentes de stockage des archives : le stockage au niveau des palettes, le stockage au niveau des fichiers et le stockage conditionné.
Les organisations ont souvent des archives statiques, par exemple des archives à faible fréquence de consultation qui doivent être conservées conformément à la loi. Pour ces archives, Archive-IT propose un stockage au niveau des palettes ; un stockage en vrac où les archives sont enregistrées au niveau des boîtes et les archives sont stockées sur des palettes ou dans des classeurs. Il s’agit d’une solution économique et peu encombrante pour les archives physiques qui ne sont pas ou peu consultées.
Cette option de stockage concerne les archives dont vous n’avez pas besoin fréquemment, mais que vous souhaitez pouvoir consulter très rapidement lorsque vous avez besoin d’un ou plusieurs fichiers. Chaque dossier est enregistré et archivé individuellement, ce qui nous permet de mettre un dossier requis à disposition sous forme numérique dans un délai d’une heure et demie.
Cette option de stockage est principalement choisie pour les dossiers qui doivent être conservés pendant une période très longue ou infinie. Un système climatique complet régule et surveille les facteurs climatiques pertinents. Pensez à une humidité et une température constantes. Ce système climatique signale également lorsque les valeurs ne sont pas conformes aux normes. Cette signalisation nous permet d’ajuster rapidement les paramètres si nécessaire afin qu’ils se situent à nouveau dans les normes fixées.
Quel que soit le niveau de stockage choisi, le processus d’archivage physique comprend cinq étapes :
Lorsque l’archive est physiquement stockée à Archive-IT, vous avez accès à le Virtual Archive pour gérer les dossiers d’archives. Besoin d’un dossier ? Grâce au Scanning on Demand ou à notre service de messagerie, vous pouvez accéder à tout moment aux fichiers requis. Un fichier est demandé numériquement et peut être mis à disposition dans un délai d’une heure et demie ! En utilisant le Scanning on Demand, vous constituez progressivement une archive numérique, avec seulement ce dont vous avez réellement besoin.
Les documents d’archives doivent souvent être conservés pendant une période obligatoire. Après l’expiration de la période de stockage, les documents peuvent être détruits. Après l’ordre signé du client, les archives seront détruites de manière confidentielle. Archive-IT travaille en collaboration avec SUEZ, spécialiste de la destruction confidentielle de documents sensibles à la vie privée.
La sécurité est la priorité d’Archive-IT. Nous prenons les meilleures mesures possibles pour garantir que vos archives sont sûres et manipulées avec soin. Tant physiquement que numériquement. Notre responsable de la protection de la vie privée et de la sécurité, ainsi que notre responsable de la protection des données, s’assurent que tous nos processus et activités sont menés en parfaite conformité avec le GAV. L’importance de la sécurité de l’information est confirmée par les certificats ISO 27001 et NEN 7510.
Vous souhaitez libérer de l’espace de bureau en archivant physiquement les archives ? N’hésitez pas à contacter Archive-IT pour connaître les possibilités.
Le département HRM est un département qui commence souvent comme pilote avec la numérisation des dossiers du personnel. Il s’agit...
Il y a quelques semaines, nous vous avons informé du contenu du nouveau règlement, mais dans ce blog, nous allons...
Les métadonnées sont des caractéristiques qui sont attribuées à un document ou à un type de document spécifique. Il s'agit...