En 1967, la fondation « Stichting Kankerbestrijding der Samenwerkende Ziekenhuizen in Arnhem en omgeving » a été fondée. Depuis 1991, le nom a été changé en : L’Institut Radiothérapeutique d’Arnhems’, ou ARTI. En plus de fournir les meilleurs soins radiothérapeutiques possibles aux patients, l’ARTI, en tant que centre oncologique indépendant, mène des recherches en radiothérapie. A partir du 1er janvier 2013, l’ARTI et l’Institut de Radiothérapie Stedendriehoek en Omstreken (RISO) formeront le Groupe Radiothérapie. Pour exceller dans le domaine des soins de santé, le passage à un système numérique entièrement accessible était inévitable. L’ARTI a fait un choix réfléchi en faveur d’Archive-IT.

Ligne de numérisation propre ou externalisation ?

Maurits Hesselmans (Care Manager) : « Les réflexions sur la numérisation de nos archives papier duraient depuis un certain temps déjà, et lorsque nous sommes entrés en contact en février 2012 avec Archive-IT, le détaillant de bureaux Wink, les plans sont rapidement devenus concrets. Nous avons commencé en juin 2012 et le projet a duré environ trois mois. Nous avons numérisé 10 000 dossiers papier. Nous avons envisagé d’utiliser notre propre ligne de numérisation, mais il est vite devenu évident que cela prendrait trop de temps et serait très inefficace. Nous avons pensé qu’il était très important que le professionnalisme soit élevé et que la vitesse souhaitée du projet puisse être atteinte. Plus tard, nous avons également revu le logiciel pour accéder à nos archives numérisées et sommes passés à JIM. Les médecins travaillent avec Medfolio (Nexus), avec lequel un lien est établi vers JIM pour avoir un aperçu complet du dossier papier numérisé. Cela crée un fichier total, nouveau et ancien combinés. »

Le travail numérique dans la pratique

Marcel Stam (Medical Specialist – Radiothérapeute) : « Lors d’un entretien de traitement, vous traversez différentes phases avec le patient. J’ai toujours l’EPD à ma disposition. Avec le lien vers Archive-IT, l’information est complète et accessible d’un simple clic. Les patients nous sont référés par l’intermédiaire de divers hôpitaux, ce qui nous donne accès à la plupart des EPD des hôpitaux environnants. Avec le pilote d’imprimante virtuelle, nous avons pris des captures d’écran pour collecter toutes les informations importantes dans notre propre système. Il peut arriver qu’un diagnostic soit posé à l’hôpital A, que l’irradiation ait lieu dans l’ARTI et que l’opération ait lieu à l’hôpital B. Avec le pilote d’imprimante virtuelle, nous avons maintenant toutes les informations dans notre propre EPD. Bien sûr, ce serait formidable si, à l’avenir, il était possible d’obtenir un statut central dans lequel chaque médecin traitant pourrait travailler. »

Intégration d’EPD

Selon Paul Nilissen (Software Developer / System Administrator), l’objectif initial était de passer du papier au numérique avec l’aide d’Archive-IT. Cependant, le logiciel a si bien fonctionné qu’ils sont allés un peu plus loin et ont créé une intégration avec leur EPD via un lien avec JIM.

Marion Diepenbroek (employée du Bureau administratif des patients) parlera de la transition. « Un certain nombre d’employés ont été invités en tant qu’utilisateurs clés et ont suivi une formation pour apprendre à connaître le logiciel Archive-IT de manière optimale et à l’utiliser pour notre organisation. Ils ont ensuite transmis ces connaissances aux autres employés. Les avantages d’un tel système sont énormes. La recherche de la bonne information appartient au passé. C’est juste là. Dans le passé, on passait souvent beaucoup de temps à essayer de tout trouver ensemble. »

Eline Scholten (Doktersassistente) le confirme, parce qu’elle faisait partie du groupe de projet, elle a vécu le processus en détail. Des heures de recherche dans les archives papier ne sont plus nécessaires. Le temps ainsi économisé peut être consacré à des tâches principales.

La recherche appartient au passé

« En fait, la méthode n’a guère changé. Alors qu’auparavant vous deviez écrire et naviguer, vous devez maintenant récupérer le fichier et cliquer sur les champs. Comme je l’ai déjà dit, il n’est plus nécessaire de chercher la bonne information, tout est toujours accessible et complet. Cette accessibilité offre de nombreux avantages. Lorsqu’un dossier est nécessaire à la fois pour le médecin et pour nous, nous n’avons plus à nous mettre d’accord sur l’endroit et le moment où le dossier sera déposé. De cette façon, vous évitez les erreurs et garantissez ainsi la sécurité des informations du patient.« 

Ces dernières années, l’ARTI a fait de grands pas vers le travail numérique. Ils se trouvent maintenant dans une situation hybride où tout n’est pas encore numérique. Dans la deuxième phase de la transition, l’organisation passera à un environnement de travail entièrement numérique.

Plus de références
Radiotherapiegroep | Archive-IT

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