Lorsque le Centre Médical Orbis a déménagé en 2009 dans le nouveau bâtiment situé à la frontière entre Sittard et Geleen, l’hôpital comptait plus d’un million de dossiers papier dans l’ancien bâtiment. Ce déménagement était le moment idéal pour faire quelque chose au sujet des dossiers sensibles à la protection de la vie privée. Ils ont opté pour un environnement de travail numérique et ont entamé une collaboration fructueuse avec Archive-IT. Début 2015, la fusion entre Orbis Medisch et Zorgconcern et Atrium Medisch Centrum Parkstad a été finalisée. Cela signifie, entre autres, qu’un seul système a été choisi pour la gestion des dossiers. C’est devenu le Virtual Archive.

Un système central

Le Zuyderland Medical Centre travaille désormais entièrement avec SAP. Pour les employés du Centre médical Orbis, c’était déjà un jeu d’enfant. Pour les employés d’Atrium Medisch Centrum Parkstad, ce fut un grand pas en avant. Un système central unique offre de nombreux avantages et est nécessaire à la réussite d’une fusion. De plus, le Centre Médical Orbis a travaillé pendant de nombreuses années avec JIM, une solution  » sur place  » pour la gestion des dossiers. La fusion a été le moment idéal pour examiner également cette solution et décider si elle offre la bonne solution pour les deux organisations.

On premise vs. le cloud!

Le travail dans les nuages a fait l’objet d’une discussion approfondie dans cette décision. Archive-IT a beaucoup conseillé Zuyderland. Archive-IT a effectué une analyse coûts-avantages des différences entre JIM et Virtual Archive. La différence entre le  » sur place  » et le nuage. Jacques van Kerkvoort, Directeur de programme, ICMT Zuyderland, explique : « Grâce aux conseils avisés que nous avons reçus, nous avons opté pour Virtual Archive. C’était l’option la plus avantageuse et la solution la plus efficace pour la fusion. Les principaux avantages de cette solution de cloud computing sont le fait que la gestion n’est plus entre vos mains, que les mises à jour peuvent facilement être effectuées automatiquement et, bien sûr, que nous pouvons accéder à nos informations en tout lieu et à tout moment. C’est très important pour nous, car cela permet aux médecins de travailler de façon multidisciplinaire dans différents endroits. »

Flexible

La transition du JIM aux Virtual Archive s’est bien déroulée. Au début, les employés ont dû s’y habituer, en particulier dans les locaux de l’ancien Atrium, où les processus de travail ont changé et où de nombreux nouveaux systèmes ont été introduits. Les choses vont maintenant bien et les utilisateurs profitent des avantages d’un système central unique. Un certain nombre de propositions d’amélioration du système basées sur les processus de Zuyderland ont été annoncées à Archive-IT et seront résolues dans les nouvelles versions. Ce qui est pratique avec le cloud, c’est qu’une mise à jour peut être effectuée de manière centralisée, rapide et sécurisée en même temps !

Ouverture de session unique

« Nous travaillons maintenant aussi avec la solution de Single Sign On d’Archive-IT. Cela signifie qu’à partir de SAP, nous pouvons faire une excursion immédiate vers Virtual Archive et nous avons une intégration avec notre Active Directory. L’utilisateur n’a plus besoin de se reconnecter, peu importe d’où il tire ses informations. Une étape importante ! Avec le Single Sign On, nous sommes en mesure d’enregistrer exactement qui travaille dans quel fichier. Une énorme amélioration pour notre politique de sécurité et de traçabilité », déclare Jacques.

Les deux parties jettent un regard rétrospectif sur un projet réussi. C’est aussi une grande expérience pour Archive-IT, étant donné la taille de cette implémentation Virtual Archive. Un projet qui offre de nombreux avantages avant la fusion en contrôlant centralement le système de gestion des fichiers. Le Zuyderland – et donc aussi le patient – en profite !

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Zuyderland | Archive-IT

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