« Avant de commencer à travailler sous forme numérique, nous traitions chaque jour 1 500 dossiers de patients entrants et sortants dans les archives. Nous avons eu quelques difficultés à localiser les dossiers, car les mouvements des dossiers des patients n’étaient parfois pas enregistrés », explique Mamadou Bodian, archiviste des hôpitaux de Confluence (CHI Créteil et CHI Villeneuve Saint-Georges).

Hôpital sans papier

En raison du volume important et du haut niveau de confidentialité des dossiers des patients, le CHI de Créteil a décidé d’initier une transition numérique. L’objectif est de créer un hôpital sans papier en numérisant et en déverrouillant les dossiers papier des patients. Le site a choisi Archive-IT pour diriger le projet. « Archive-IT nous a convaincu de l’existence de l’Archive virtuelle, un outil qui permet la traçabilité des documents et leur mise à disposition sous forme numérique. Combiné à la visionneuse conviviale, le Dossier Virtuel, cela répond pleinement aux attentes du personnel médical en matière de dossiers numériques », a déclaré Valentin Simon, directeur des achats et de la logistique des hôpitaux Confluence. La première phase a consisté à numériser les dossiers des patients existants. Rapidement suivie par la création de dossiers numériques pour tous les nouveaux patients qui ont été admis à partir de ce moment.

« Le projet a été mené à bien en reliant finalement aussi les dossiers numérisés des patients à notre DEP. C’était une étape importante, afin que toutes les données puissent être accessibles de manière centralisée. Suite au succès de ce projet, nous avons décidé de mener le même projet à l’hôpital de Villeneuve Saint Georges », déclare Abder El Assali, directeur des systèmes d’information des deux hôpitaux.

Comprendre le défi de la santé numérique

« En plus de la numérisation des dossiers papier, nous avons concentré notre attention sur les possibilités de l’outil numérique », déclare Abder El Assali. « Nous utilisons actuellement la fonctionnalité de recherche par mots clés dans tous les documents. C’est un véritable atout pour un hôpital universitaire comme le nôtre pour mener des recherches de manière efficace », explique Valentin Simon.

Le CHI de Créteil travaille également sur le concept de mobilité dans les soins aux patients. Un test sur l’utilisation des comprimés sera bientôt lancé afin de faciliter l’accès des médecins aux dossiers des patients. « Presque tous les services utilisent désormais des fichiers électroniques. Pour les deux derniers départements, l’obstétrique et l’ophtalmologie, nous espérons atteindre bientôt ce jalon. L’hôpital tout entier sera alors sans papier. Nous allons maintenant travailler ensemble sur le projet de numérisation au CHI de Villeneuve Saint Georges. Après l’achèvement de ce projet, nos deux hôpitaux seront opérationnels avec l’EPD », conclut Mamadou Bodian.

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