La Stichting Gehandicaptenzorg Limburg (SGL) s’engage à fournir des soins et un soutien spécialisés aux personnes souffrant de lésions cérébrales, aux personnes souffrant d’un handicap physique (grave) et aux personnes qui dépendent quotidiennement d’un soutien respiratoire. Cette organisation, présente dans tout le Limbourg, s’occupe des gens avec attention, afin qu’ils puissent mieux profiter de leur vie.

Andrea de Bie, Secrétaire HRM / Collaboratrice Back Office chez SGL, a supervisé ce projet du début à la fin. Cela allait plus loin que la simple numérisation des dossiers. Ils ont complètement remanié l’administration de leur personnel à Raet et sont en train de franchir une nouvelle étape vers une organisation numérique et efficace.

Sécurité et efficacité

Mme de Bie parle de ses expériences : « Nous avons estimé que l’ancien dossier papier du personnel ne devrait pas manquer dans le nouvel environnement à Raet. Un endroit central où toutes les informations peuvent être trouvées en toute sécurité. Cela fait aussi une différence en termes d’espace maintenant que les 550 dossiers du personnel ne sont plus dans notre immeuble. Nous avons choisi de faire stocker les fichiers par Archive-IT après la numérisation. Les fichiers y sont stockés dans un environnement hautement sécurisé et si nous avons encore besoin à l’avenir d’un document papier original, c’est tout simplement possible. Cela nous donne un certain sentiment. »

Goûtez la somme

« Le processus de numérisation s’est très bien déroulé. Des lignes de communication courtes et l’aide des employés d’Archive-IT sont de réels avantages. Bien sûr, c’était nouveau pour nous et c’était bien que lorsque nous avions des questions, on nous aidait immédiatement. Ce qui nous a également plu, c’est le fait que nous avons fait un essai avec un certain nombre de dossiers. Cela nous a donné l’occasion de resserrer un peu nos souhaits et nos exigences, ce qui nous a permis d’obtenir un résultat parfait lorsque l’ensemble a été numérisé « , explique Mme de Bie.

Accès pour les employés

Dès la deuxième semaine de mars, tous les employés de SGL ont eu accès à leur propre dossier personnel numérique. Un projet qui a été traité avec beaucoup de soin par le groupe de projet. « La transparence et l’efficacité sont importantes pour nous, et la possibilité d’avoir accès à notre propre dossier personnel y contribue certainement « , ajoute Mme de Bie. « Nous avons d’abord donné accès à un petit groupe d’employés pour tester leurs expériences avec cette nouvelle façon de travailler, avant que tout le monde puisse y avoir accès. »

« La qualité des fichiers scannés est très élevée et répond sans aucun doute à nos attentes. Nous recommandons donc vivement à d’autres organisations ayant des ambitions de numérisation de le faire en collaboration avec Archive-IT. »

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SGL | Archive-IT

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