Jusqu’à récemment, l’hôpital Slingeland de Doetinchem travaillait encore en partie avec des dossiers papier, mais la clinique ORL est maintenant complètement dématérialisée. Dès le moment où ils sont passés au travail sans papier avec le concept Archive-IT, les utilisateurs ont été enthousiastes.

Phase préparatoire

Le Slingeland Hospital utilise le système d’information hospitalier de Chipsoft, appelé Ezis. Dans ce système d’information, les EPD sont saisis. L’introduction d’un EPD dans l’organisation n’est pas un processus isolé. Il est nécessaire d’examiner ce qu’il convient de faire des dossiers papier existants et des documents papier qui entrent dans l’organisation après l’introduction de l’EPD. L’analyse des fichiers était une option possible pour cela. « Après la présentation des employés d’Archive-IT, il a été décidé de travailler avec Archive-IT « , explique Mme Beernink, chef de projet de ce projet. « Comme les médecins ORL voulaient faire scanner leurs dossiers papier dans le cadre de la transition vers un DEP, il a été décidé de lancer un projet pilote à la clinique ORL »

Enthousiaste

Les 35 000 fichiers E.N.T. ont été numérisés. Certains de ces dossiers se trouvaient dans la poliomyélite, d’autres dans un classeur fermé dans le couloir et d’autres encore dans les archives de la cave. « Après notre mise en ligne, les médecins et les secrétaires du département E.N.T. étaient satisfaits de la qualité et de la rapidité des logiciels et des services d’Archive-IT « , déclare Frank Helmer, chef de projet pour ce projet. « Les secrétaires nous ont dit qu’il y a plus de tranquillité dans le département et qu’ils n’ont plus besoin de chercher des dossiers dans des archives différentes. » Les nouvelles informations papier sont immédiatement scannées de manière décentralisée par les secrétaires à fonctions multiples. Le plugin Archive-IT fonctionne à cet effet, de sorte que tous les documents sont insérés proprement et au bon endroit dans le fichier numérisé.

Avantages

« Le dossier est exactement comme il était. Il s’agit d’une copie en tête-à-tête », déclare Mme Beernink. « Pour l’instant, il est divisé en deux onglets, mais il y a maintenant même la possibilité de travailler avec cinq onglets « , dit le secrétaire du docteur Van de Ven de KNO. Mme Beernink : « Les médecins et les secrétaires aiment travailler en numérique. Plus de repos à la clinique externe, le dossier est toujours disponible. Ce n’était pas le cas avant, donc les secrétaires passaient beaucoup de temps à consulter les dossiers médicaux. C’est la première spécialité de cet hôpital qui fonctionne entièrement numériquement. » M. Van de Ven explique que cela apporte non seulement des avantages internes, mais aussi des avantages externes. « Par exemple, si un médecin généraliste m’appelle, je peux consulter le dossier immédiatement, pour ne pas avoir à attendre que le dossier arrive à mon bureau. Et les tests auditifs, par exemple, sont imprimés sur papier et immédiatement scannés. Nous donnons la version papier au patient, qui peut la montrer dans le magasin de prothèses auditives. »

Prochain projet

« Dès que la prochaine clinique ambulatoire commencera à mettre en place un EPD, il sera probablement demandé aux administrateurs de soins de diriger ce projet afin de tirer le meilleur parti de l’expérience acquise. Une feuille de route à cet effet est déjà prête. KNO est une spécialité claire, avec un nombre limité de médecins et de secrétaires, ce qui en fait un premier projet facile à réaliser ».

Plus de références
Hôpital de Slingeland | Archive-IT

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