Marnix Academie est la plus grande école de formation des enseignants du centre des Pays-Bas, qui se concentre exclusivement sur la formation des enseignants de l'enseignement primaire. En outre, le centre éducatif Marnix offre une formation complémentaire et un développement de l'expertise pour les personnes travaillant déjà dans l'éducation. L'académie est située à Utrecht. Marnix Academie poursuit la numérisation et a fait numériser ses dossiers personnels papier et les a intégrés dans People Inc. en collaboration avec Archive-IT. Vous êtes curieux de connaître leur expérience? Gertjan Jolink, conseiller RH, nous parle du projet!

Choix pour Archive-IT

Gertjan déclare: « Lors de la réunion de présentation, on m'a expliqué très clairement comment fonctionne Archive-IT et quels sont les choix possibles. C'était très bien qu'ils pensent du point de vue de Marnix Academie. Nous nous sommes orientés via Google et avons comparé plusieurs parties. L'explication agréable, la capacité à réfléchir avec nous et la proposition sur mesure ont été les facteurs décisifs qui nous ont amenés à choisir Archive-IT. L'accent mis sur le contenu, comme la planification, la mise en page du fichier numérique et le suivi a été très instructif. Il est également très appréciable qu'Archive-IT ait numérisé les fichiers de manière à ce qu'ils puissent être importés facilement et de manière fiable dans People Inc. »

Avancement du projet

« Une fois que nous avons fait notre choix, un chef de projet d'Archive-IT nous a expliqué tout en détail. La planification a été faite en concertation avec eux, et ils ont également discuté de la procédure à suivre lorsque nous avions besoin d'un fichier pendant la numérisation, afin que nous puissions le demander en priorité. Nous l'avons appliqué en pratique et cela s'est bien passé, nous permettant de visualiser le fichier requis à distance en un rien de temps. En fin de compte, tous les accords ont été respectés comme prévu et nous n'avons rencontré aucun problème pendant le projet », déclare Gertjan.

Numérisation des fichiers

Par rapport à un dossier papier, un dossier numérique présente de nombreux avantages. Gertjan est très enthousiaste à ce sujet et indique que les dossiers personnels numériques constituent une énorme amélioration. « En particulier, la transparence envers les employés s'est accrue. En tant qu'employé, vous avez le droit de consulter votre propre dossier personnel et, maintenant qu'il est numérique, nous pouvons vous le proposer de manière proactive et transparente. Chacun a la possibilité de consulter son propre dossier personnel à tout moment et en tout lieu. En outre, un manager peut facilement consulter les dossiers des employés de son équipe. Nous économisons non seulement sur les coûts du papier, mais aussi sur l'espace interne. Sans parler du gain de temps que nous réalisons, car nous pouvons consulter les dossiers rapidement et partout, à tout moment. Cela permet de gagner en efficacité dans les opérations quotidiennes. »

Maintenant que le projet est terminé et que Marnix Academie travaille depuis un certain temps avec les fichiers numériques, Gertjan estime que l'on peut à juste titre parler d'un projet réussi. « Pour moi, le fait que les accords aient été respectés, le planning qui a été suivi et la communication claire sont les principales raisons de la réussite du projet. La communication est essentielle et Archive-IT a certainement fait ses preuves à cet égard! »

Nous tenons à remercier la Marnix Academie pour la confiance qu'elle accorde à Archive-IT!

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