Lors de la numérisation des dossiers du personnel, on découvre rapidement que la numérisation peut se faire de diverses façons. Les deux méthodes les plus populaires d’analyse des dossiers personnels sont l’analyse au niveau de l’onglet et l’auto-indexation. Mais que signifient réellement ces méthodes de balayage ? Et quelle est la voie la mieux adaptée à vos dossiers, à votre organisation et, surtout, à votre budget ?

Indexation automatique

Lorsque vous optez pour l’indexation automatique, le dossier papier actuel est en quelque sorte reclassé, ce qui signifie qu’il existe un type de document distinct pour, par exemple, un contrat de travail, un identificateur de copie, un examen des performances, etc. La nouvelle classification sera établie au niveau du document. Cependant, l’ancien dossier papier est souvent divisé en  » quelques  » onglets. Dans le cas de l’indexation automatique, l’ancien fichier papier est donc entièrement réorganisé et classé selon les types de documents nommés. Cela se fait au moyen d’une action logicielle. Le logiciel doit reconnaître quels documents appartiennent à quels types de documents – comme vous l’avez mentionné -. Parce que les dossiers du personnel sont différents dans chaque organisation, le logiciel devra être adapté à votre organisation. Archive-IT a besoin de votre expertise et de vos souhaits pour cela. Afin d’assurer le bon déroulement de cette formation, une ou deux journées de formation sont prévues pour former conjointement le logiciel sur le site d’Archive-IT. De cette façon, nous créons le pourcentage de reconnaissance le plus élevé possible.

Niveau de l’onglet

Dans le cas de la numérisation sous forme de tableau, vous considérez l’ancien dossier papier comme un historique. Vous créez vos nouveaux types de document dans votre système de GRH, au niveau du document. Vous pouvez donc sauvegarder la nouvelle croissance des documents numériques au niveau du document, sous les types de document que vous avez mentionnés. Pour obtenir une image complète de tous les renseignements personnels, vous choisissez de numériser le dossier papier. Bien sûr, vous voulez que ce fichier soit mis à la disposition du bon membre du personnel. Votre dossier est souvent déjà classé au moyen d’onglets. Archive-IT numérise ensuite les fichiers exactement comme ils ont été classés sur papier. Vous recevrez ensuite un fichier pour chaque onglet, qui sera importé dans votre système de gestion du personnel. Si vous créez de nouvelles informations au niveau du document et que vous avez besoin de quelque chose du’passé papier’, alors ouvrez un des fichiers par onglet pour rechercher vos informations.

Indexation automatiquevs.Niveau de l’ongletCoûts plus élevésvs.Coûts réduitsRequiert beaucoup d’attention et de tempsvs.Délais d’exécution plus courtsIl n’y a pas toujours des documents qui ne sont pas ou pas correctement reconnusvs.100 % de reconnaissanceInvestissement de votre organisation à temps pour le(s) jour(s) de formationvs.Pas d’action/de temps de la part de la propre organisation nécessaireVous pouvez facilement appliquer une politique de destruction au niveau du documentvs.Détruire des documents individuels de l’ancien fichier est plus compliquéLes anciens et les nouveaux documents sont archivés de la même manièrevs.Les anciens documents et les nouveaux documents sont archivés de deux façonsSi les documents ne sont pas reconnus correctement, le temps de recherche peut augmentervs.Temps de recherche minimal pour les bons documents grâce à une reconnaissance à 100 %

Il y a quelque chose à dire pour les deux méthodes de numérisation. Bien entendu, vos besoins et votre budget jouent un rôle important à cet égard. Elle dépend aussi souvent fortement de l’aspect actuel de vos dossiers papier. Ont-ils tous été soigneusement divisés en onglets ? Ou bien n’y a-t-il pas vraiment une structure dans vos dossiers papier ? Nos conseillers se feront un plaisir de vous aider à trouver la méthode de numérisation la mieux adaptée à vos besoins, sans aucune obligation.

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