Archivage numérique

Ça a l’air bien : tout est numérique. Cependant, cette grande pile de données numériques devient de plus en plus grande. Souvent, les organisations ne peuvent pas voir la forêt dans les arbres, il est donc essentiel de créer et de maintenir une vue d’ensemble. Après tout, travailler numériquement, c’est être capable de trouver facilement la bonne information au bon moment. En plaçant le tout dans un système d’archivage numérique global, l’information numérique est archivée de la bonne façon. AIR offre la solution !

Demande d’informations

Pourquoi la solution numérique Archive-IT ?

  • Conforme à la norme AVG;

  • Accroître l’efficacité;

  • L’information est disponible n’importe où, n’importe quand ;

  • Des structures d’autorisation étendues sont possibles;

  • Entièrement optimisé pour votre facilité d’utilisation.

Digitaal archiveren | Archive-IT

Assured Integration of Records

Les documents déjà numérisés ou numérisés à partir de la source sont stockés dans l’équivalent numérique d’un classeur. L’armoire de classement qu’Archive-IT offre est connue sous le nom de  » Assured Integration of Records « , ou AIR.

Ce qui différencie AIR d’un système de gestion documentaire, par exemple, c’est le fait qu’AIR est capable de structurer des données non structurées à l’aide de métadonnées. Parce qu’une archive numérique n’a de valeur que si vous pouvez rechercher et trouver rapidement et en toute sécurité. AIR est, en quelque sorte, un coffre-fort numérique, où vous pouvez sécuriser tous vos fichiers. Qu’il s’agisse d’un fichier Word, d’une vidéo, d’un PDF ou d’un fragment audio, les archives AIR ! Grâce à des structures d’autorisation intelligentes, à la journalisation et à une politique de conservation étendue, votre gestion des informations est entièrement maîtrisée. De plus, vous pouvez aller plus loin. Toutes les données qui sont stockées représentent beaucoup d’informations. En étant capable de regrouper ces données de manière intelligente et dynamique à l’aide de dossiers intelligents, d’autres informations peuvent être obtenues à partir des données existantes. De cette façon, les données sont élevées au rang d’information.

Un autre aspect unique de la AIR est la politique de conservation : Les documents stockés dans la AIR peuvent être liés à une période de conservation qui s’applique à un document particulier. Une fois cette période de conservation liée, il est impossible de supprimer le document, un filet de sécurité parfait pour une éventuelle erreur humaine. Il est également possible d’utiliser des workflows simples pour automatiser les processus et, par exemple, pour structurer et sécuriser l’autorisation de suppression de documents.

Avantages de AIR:

  • Informations provenant de différentes sources dans une seule base de données;

  • En attribuant les métadonnées appropriées aux documents, le temps de recherche est réduit ;

  • Les périodes de stockage sont faciles à attribuer aux documents et évitent les erreurs humaines.

Laptop

Personnalisable

Les systèmes ont souvent une mise en page standard et manquent souvent d’un peu de personnalisation et donc d’optimisation. La plate-forme d’AIR, par contre, peut être entièrement adaptée aux besoins de l’utilisateur. Cela permet à un membre du conseil d’administration d’accéder rapidement au procès-verbal d’une réunion précédente et au responsable des ressources humaines d’accéder facilement aux dossiers du personnel.

La plateforme AIR est si étendue qu’il est impossible de décrire toutes les fonctionnalités et commodités. Vous avez besoin d’expérimenter AIR. Demandez une démonstration sans engagement pour découvrir les possibilités qui s’offrent à votre organisation.

Positionnement AIR

AIR est une plateforme de services de contenu, où – le nom l’indique – le contenu est géré. Le fait qu’il s’agisse d’une plate-forme signifie, d’une part, qu’elle est  » ouverte  » et peut être reliée à d’autres systèmes et, d’autre part, qu’elle offre des fonctionnalités pour structurer les services autour de ce contenu. AIR est utilisé pour gérer les informations statiques et est complémentaire d’un DMS ou d’un Office 365. En outre, il convient parfaitement à l’élimination progressive des anciens systèmes en rassemblant toutes les données dans un seul système.

« Le grand avantage du fichier numérique d’Archive-IT est qu’il ressemble exactement au fichier papier. Des onglets ont été ajoutés, l’apparence est la même que celle du fichier papier et il y a même une fonction de navigation qui nous permet de faire facilement défiler les fichiers. Ces petites caractéristiques font une grande différence. Grâce à la fonction de recherche pratique, toutes les informations peuvent être trouvées en un rien de temps. J’appelle parfois ça, en plaisantant, notre dossier numérique, papier. Pour les professionnels, l’information peut être récupérée numériquement aussi rapidement que dans le dossier papier, de sorte qu’aucun temps n’est perdu dans la nouvelle façon de travailler. »

Francie Peters | régulateur, De Bureaus

« Sophia Rehabilitation cherchait un partenaire pour numériser l’énorme quantité de dossiers papier, en particulier les dossiers médicaux. L’une des raisons en était le fait qu’il n’y avait plus de place pour les archives dans le nouveau bâtiment. Mais ce qui est encore plus important, c’est l’ambition de faciliter un environnement de travail sans papier et efficace. Archive-IT était le partenaire idéal pour mener à bien ce projet avec nous ! »

Bianca Holtman | Chef de projet, Sophia Revalidatie

« Nous avons envisagé de le faire nous-mêmes avec notre propre ligne de numérisation, mais il est vite devenu évident que cela prendrait trop de temps et serait très inefficace de cette façon. Nous avons pensé qu’il était très important que le professionnalisme soit élevé et que la vitesse souhaitée du projet puisse être atteinte. Plus tard, nous avons également revu le logiciel pour accéder à nos archives numérisées et sommes passés à JIM. Les médecins travaillent avec Medfolio (Nexus), avec lequel un lien est établi vers JIM pour avoir un aperçu complet du dossier papier numérisé. Cela crée un fichier total, nouveau et ancien combinés. »

Maurits Hesselmans | Chef des soins, ARTI

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