Stockage des archives

Les archives papier prennent beaucoup de place au sein de votre organisation. Souvent, les archives sont surchargées et encombrées. Le stockage de fichiers à l’extérieur libère de l’espace au sein de votre organisation qui peut être utilisé à d’autres fins. De cette façon, les processus commerciaux primaires ne sont plus entravés. Les archives surpeuplées sont-elles reconnaissables ? L’archivage physique offre la solution !

Archive-IT propose trois formes différentes de stockage des archives : le stockage au niveau des palettes, le stockage au niveau des dossiers et le stockage conditionné. Si nécessaire, Archive-IT propose une destruction d’archives sécurisée et certifiée pour tous les services de stockage d’archives. En collaboration avec un consultant expérimenté d’Archive-IT, le formulaire adéquat sera choisi en fonction de vos souhaits et de vos besoins.

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Stockage au niveau des palettes

Les organisations ont souvent des archives statiques, par exemple des archives à faible fréquence de consultation qui doivent être conservées conformément à la loi. Pour ces archives, Archive-IT propose un stockage au niveau des palettes ; un stockage en vrac où les archives sont enregistrées au niveau des boîtes et les archives sont stockées sur des palettes ou dans des classeurs. Il s’agit d’une solution économique et peu encombrante pour les archives physiques qui ne sont pas ou peu consultées.

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Stockage sur palettes | Archive-IT

Stockage au niveau des fichiers

Stockage au niveau des fichiers | Archive-IT

Lorsque vos archives physiques sont constituées de fichiers dont vous n’avez pas besoin fréquemment, mais que vous souhaitez les avoir à votre disposition très rapidement lorsque vous en avez besoin une fois, le stockage au niveau des fichiers est la solution pour vous ! Cette forme d’archivage physique est unique car les dossiers sont archivés à un niveau individuel. En appliquant cette méthode, Archive-IT est en mesure de numériser un fichier requis en 1,5 heures grâce à la numérisation à la demande. La combinaison de l’accessibilité de vos archives et d’un service de gestion adapté, axé sur l’actualité des archives, garantit une fiabilité de livraison à 100 %.

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Stockage conditionné

Vos archives contiennent-elles beaucoup d’informations précieuses et doivent-elles être conservées longtemps ? Au sein d’Archive-IT, une salle climatisée a été mise à disposition à cet effet. Dans cette pièce, la température est maintenue stable et l’humidité de l’air est contrôlée, entre autres choses. Un système de climatisation régule toutes les exigences, de sorte que les archives peuvent être conservées pendant des centaines d’années ou même pour toujours sans endommager le papier.

En externalisant vos archives, vous vous orientez vers une méthode de travail efficace, moderne et sûre. En plus de l’archivage physique, Archive-IT est également spécialisé dans les solutions numériques. Vous êtes curieux de savoir ce que nous pouvons faire pour vous ? Contactez l’un de nos conseillers expérimentés pour plus d’informations !

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Stockage conditionné | Archive-IT

Périodes de conservation

Au sein d’une organisation, il existe de nombreux documents dont la durée de conservation est obligatoire. Il est important de poursuivre ces règles. Cela est possible en appliquant la gestion des documents à un niveau différencié. Vous êtes curieux de savoir comment Archive-IT peut vous aider dans ce domaine ? Ou quels sont les délais de conservation applicables aux documents de vos archives ? Lisez tout cela sur notre page sur les périodes de rétention !

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« La température constante, le système de gaz d’extinction, l’humidité et la sécurité sont de premier ordre. Comme les cartons ont des dimensions différentes, il était difficile de les stocker dans nos propres archives. Chez Archive-IT, ils ont reconstruit les étagères pour archiver les cartons. Comme ça, on n’a rien à reconstruire, ça nous fait économiser beaucoup d’argent ! »

Hans van de Mortel | Archiviste municipal, Municipalité de Roermond

« Si vous voyez ce que Archive-IT fait pour obtenir et maintenir la sécurité de l’information à un haut niveau, vous savez : pour le service, la qualité et le soin, vous devez être chez Archive-IT. »

Debora Janssen | Secrétaire juridique, Wiggers Faber

« En plus des archives à détruire, les fichiers numérisés par Archive-IT sont également stockés en externe. Dans le cas où nous faisons une demande à partir des fichiers stockés dans les locaux d’Archive-IT, elle est toujours livrée proprement et à temps. Vous pouvez compter là-dessus. »

Frans Alleman | Spécialiste DIV, Municipalité de Alkmaar

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