Parfois, la numérisation ne suffit pas

L’amélioration de la vue d’ensemble des dossiers est immédiate dès l’instant où votre organisation opte pour la numérisation des dossiers papier. Il est souvent difficile de retrouver une information précise dans un long dossier. Imaginez devoir retrouver une déclaration bien précise dans un dossier de plus de 100 pages. La solution serait un programme capable d’analyser et ensuite de classifier des informations spécifiques en sous-groupes faciles à trouver.

Demande d’informations

Vitalisation

Le service de vitalisation permet de structurer des données initialement non structurées. Ce faisant, la recherche des documents est plus facile, de même que le maintien d’une vue d’ensemble claire. La vitalisation se fait en plusieurs étapes :

  1. Classification
  2. Extraction et Indexation
  3. Validation
  4. Exportation
Tablet

Le procédé

Pour numériser des documents, il faut les classer. Le classement pose la question de l’identification du type de document. Le logiciel proposé par Archive-IT analyse un document et identifie de lui-même de quel type il s’agit, par exemple une attestation de bonnes mœurs, une demande de congé ou une déclaration.

Une fois que le logiciel a identifié le type de document, il est capable d’extraire les informations nécessaires au moyen d’une classification précise et ensuite de vous procurer une vue d’ensemble de ces informations. Ce procédé s’appelle l’indexation.

Après, l’information doit être validée. Pour cette étape, un contrôle manuel est nécessaire et permet de vérifier d’une part, que toutes les informations sont correctement traitées par le système, et d’autre part, que le système montre ces informations d’une manière adaptée.

Enfin, l’information est prête à être exportée vers le logiciel d’Archive-IT : AIR, ou vers votre système actuel. La vitalisation donne une véritable valeur ajoutée à vos données numériques et permet de transformer les données en informations utiles.

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