Cabinets d’avocat et notaires

Le domaine légal est une branche où le papier est largement utilisé. Dans les cabinets d’avocat, le papier est surtout utilisé pour constituer des dossiers et servir de preuves, tandis que les notaires, eux, établissent toujours leurs actes sur papier. Ces activités prennent beaucoup de temps et sont généralement qualifiées d’inefficaces, surtout quand on sait qu’il est possible de travailler autrement ! Le secteur est en pleine évolution et il est désormais possible de constituer des dossiers au format numérique ainsi que de numériser des actes. Pour l’externalisation d’un tel service, il faut pouvoir s’appuyer sur un partenaire fiable, qui peut numériser vos dossiers en toute sécurité et de la manière la plus précise possible. Archive-IT peut faire toute la différence pour votre entreprise.

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Archivage numérique

Dans le secteur légal, l’information joue un rôle capital. Les dossiers contiennent des documents comprenant des tas d’informations confidentielles sur les clients. La gestion optimale des dossiers est donc cruciale dans ce secteur. La bonne personne doit pouvoir accéder au document nécessaire au bon moment. L’efficacité prend une nouvelle dimension si vous choisissez de passer au numérique via nos systèmes innovant : AIR. Les atouts de ce système sont évidents : le partage des informations est plus simple, l’accès est assuré où et quand vous voulez, et les autorisations sont mieux gérées. Tout le processus respecte les normes de sécurité les plus strictes, pour éviter que ces informations tombent entre de mauvaises mains.

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Avantages de l’archivage numérique

AIR | Archive-IT
  • L’analyse à la demande crée une solution rentable pour les fichiers qui ne sont pas fréquemment consultés

  • Avec les solutions logicielles d’Archive-IT, le travail et l’échange de fichiers ne sont plus un problème

  • Sécurisez vos fichiers en les stockant en toute sécurité à l’extérieur. Vous respectez ainsi les délais de conservation légaux et obligatoires et vous pouvez toujours revenir en arrière, sans que vos propres archives ne débordent

  • AIR, la solution logicielle d’Archive-IT, vous permet de stocker des formats de fichiers (numériques) et même des formats de fichiers tels que photos, vidéos et enregistrements audio dans le nuage

Numérisation

Dans la profession juridique, il est essentiel de travailler en toute sécurité en raison de la quantité d’informations sensibles sur la vie privée. Lorsque tous les dossiers sont conservés sous forme papier, il y a toujours un risque de perte d’informations. Pensez à la perte d’un dossier, mais aussi au vol, à l’incendie ou aux dégâts des eaux. La numérisation de vos archives vous permet de conserver toutes les informations en toute sécurité et de travailler plus efficacement.

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L’archivage physique

De nombreux cabinets d’avocats ou de notaires possèdent encore une grande partie d’anciennes archives qui ne sont plus ou peu consultées. Cela prend beaucoup de place, qui est souvent mieux utilisée à d’autres fins. L’externalisation de vos archives est la solution. Archive-IT propose trois formes de stockage physique des archives, à savoir : le stockage au niveau des palettes, le stockage au niveau des dossiers et le stockage conformément à la loi sur les archives. Il y a donc toujours une solution adaptée !

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Sécurité

Pour Archive-IT, il est important que nos clients soient entièrement pris en charge. Les préoccupations relatives à la sécurité des informations en font également partie. C’est pourquoi nous pensons qu’il est important de disposer des normes de sécurité les plus élevées possibles, tant sur le plan physique que numérique. Nos certificats ISO, nos systèmes d’observation par caméra et une puissante installation de gaz d’extinction sont quelques exemples de ces normes de sécurité.

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Installation de gaz d'extinction | Archive-IT

Référence

« Si vous voyez ce que Archive-IT fait pour obtenir et maintenir la sécurité de l’information à un haut niveau, vous savez : pour le service, la qualité et le soin, vous devez être chez Archive-IT. »

Debora Janssen | Secrétariat juridique, Wiggers Faber

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