Fonction (semi-)publique

Les institutions de la fonction (semi-)publique traitent des données confidentielles au quotidien. La plupart des documents concernés s’accompagnent d’un délai légal de conservation, pensez notamment aux plans de construction, aux permis d’environnement, aux dossiers WMO et autres documents importants. Toutes ces informations doivent être conservées, pour maintenir l’activité de l’entreprise mais aussi respecter la législation en vigueur. Toutefois, le stockage interne de ces dossiers n’est pas des plus pratiques : manque d’espace, d’efficacité et accessibilité limitée en sont les principaux inconvénients. La numérisation et/ou l’archivage externe peut inverser la situation et faire de ces inconvénients un réel atout. C’est possible grâce aux solutions d’Archive-IT.

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La numérisation pour la fonction publique

La solution idéale pour les dossiers régulièrement consultés, dont on se sert à plusieurs endroits et qui doivent être conservés pour de longues périodes. Archive-IT a beaucoup d’expérience dans la numérisation de dossiers. Ce service est effectué dans le respect des législations en vigueur et le dossier ainsi numérisé est conforme à toutes les exigences. Archive-IT étudie avec vous les besoins et exigences propres à votre entreprise, à votre budget et aux règlementations en vigueur.

NUMÉRISATION
Laptop

L’archivage pour la fonction publique

Si vous choisissez l’externalisation de vos archives, Archive-IT vous propose divers formes d’archivage. Ainsi, vous trouverez toujours la solution adaptée à vos besoins et vous serez guidés tout au long du projet. Sécurité et minutie sont les maîtres-mots de nos services. Nous avons mis en place plusieurs protocoles pour garantir la sécurité de vos documents ; nous avons par exemple installé des équipements anti-incendie. De plus, Archive-IT travaille selon un procédé d’archivage unique, qui garantit l’accessibilité et la bonne gestion de vos dossiers pour les garder toujours à jour.

Qu’en est-il de la loi sur les archives ? Archive-IT dispose d’un espace conditionné conforme à toutes les exigences posées par la loi sur les archives. Dans cet espace, un système de gestion de l’air contrôle notamment la température et le taux d’humidité. L’espace conditionné est spécialement conçu pour les dossiers qui doivent être conservés longtemps.

Archivage physique
  • Amélioration de la sécurité des données;

  • Renseignements également disponibles en dehors des heures d’ouverture et des murs des bureaux;

  • Pas de soucis d’incendie, de cambriolage et/ou de dégâts des eaux;

  • Les dossiers ne se perdent plus.

Tablet

Accessibilité numérique

En fin de compte, le plus important est d’assurer un accès sécurisé aux informations. Archive-IT a développé une plateforme avec AIR, sur laquelle toutes les informations, physiques ou numériques, peuvent être correctement archivées. Et surtout : sur laquelle ces informations sont faciles à trouver. Plateforme seule ou intégration à vos systèmes actuels.

Archivage numérique

« La température constante, le système de gaz d’extinction, l’humidité et la sécurité sont de premier ordre. Comme les cartons ont des dimensions différentes, il était difficile de les stocker dans nos propres archives. Cela signifierait que nous devrions reconstruire l’archive entière. Archive-IT a comblé une lacune et aidé à trouver une solution. Chez Archive-IT, ils ont reconstruit les étagères pour archiver les cartons. Comme ça, on n’a rien à reconstruire, ça nous fait économiser beaucoup d’argent ! »

Hans van de Mortel | Archivist municipal, Municipalité de Roermond

« J’ai toujours dit : nous n’allons pas numériser, parce que les fichiers physiques ne sont pas lisibles en ce moment. Mais nos médecins scolaires travaillent sur place avec un ordinateur portable et une carte UMTS, de sorte que les fichiers devaient être accessibles par téléphone portable. Les dossiers ont été repris à l’échelle 1:1 et nous avons été agréablement surpris qu’ils soient parfaitement lisibles ! Vraiment génial. Au printemps 2011, nous avons visité Archive-IT pour nous faire une idée de l’entreprise. Après avoir fait rapport au conseil d’administration, nous avons pu commencer le coup d’envoi. Des efforts ont été nécessaires pour obtenir un soutien, car un groupe d’utilisateurs était très sceptique à l’égard du fichier numérique. Après une rencontre entre les utilisateurs et Archive-IT, tout le monde était enthousiaste ! Et ce n’est plus le cas. »

Gertrud Vogel | Gestionnaire de concession, GGD Twente

« Le choix d’Archive-IT a été fait à l’issue d’une enquête approfondie, au cours de laquelle ils ont pesé différents critères. Un critère important a été le certificat ISO 27001, qui signifie sécurité de l’information. « Nous travaillons avec des documents sensibles à la vie privée et Archive-IT a tout cela en ordre ».

Alex Huisman | Informatisation et automatisation des consultants, Municipalité de Langedijk

« Nous avons toujours eu des contacts agréables et de bonnes expériences avec Jalema. Le choix d’Archive-IT était une conséquence logique et familière. En plus des archives à détruire, les fichiers numérisés par Archive-IT sont également stockés en externe. Dans le cas où nous faisons une demande à partir des fichiers stockés dans les locaux d’Archive-IT, elle est toujours livrée proprement et à temps. Vous pouvez compter là-dessus. »

Frans Alleman | Spécialiste DIV, Municipalité de Alkmaar

« Nous avons de très bonnes expériences avec Archive-IT. Et surtout le service. Si vous le voulez rapide, vous pouvez le faire rapidement. Vous pouvez simplement conclure des accords à ce sujet. Il y a un très bon soutien. Il y a toujours une solution. »

Maarten van Berlo | Chef de projet numérisation, Municipalité de Venray

« Nous avons nous-mêmes jeté un coup d’œil à Archive-IT, ce qui nous a donné confiance dans la façon dont ils traitent les dossiers. Cela se fait dans un très bon environnement et d’une manière sûre. Notre coopération s’est très bien déroulée et l’image que nous avons obtenue d’Archive-IT est sans aucun doute positive. C’est une entreprise professionnelle qui sait ce qu’elle fait ! »

Nick Mols | Gestionnaire d'application , Municipalité de Zonhoven

« Si vous regardez comment Archive-IT a guidé et pris en charge ce processus, nous sommes très satisfaits. C’était sympa qu’ils aient partagé la planification avec nous ; nous avons pu tout suivre en temps réel. De plus, tous les employés sont très orientés vers le client, de la gestion de projet à l’exécution, en passant par les TIC. Quand j’ajoute à cela la rapidité d’Archive-IT, ils ont parfaitement répondu à nos besoins. Chez Archive-IT, Rendez-vous est : Rendez-vous et cela a fait une grande collaboration. »

Luc Mintjens | Directeur du personnel RH, Stichting Swalm & Roer

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