Fonction (semi-)publique

Les institutions de la fonction (semi-)publique traitent des données confidentielles au quotidien. La plupart des documents concernés s’accompagnent d’un délai légal de conservation, pensez notamment aux plans de construction, aux permis d’environnement, aux dossiers WMO et autres documents importants. Toutes ces informations doivent être conservées, pour maintenir l’activité de l’entreprise mais aussi respecter la législation en vigueur. Toutefois, le stockage interne de ces dossiers n’est pas des plus pratiques : manque d’espace, d’efficacité et accessibilité limitée en sont les principaux inconvénients. La numérisation et/ou l’archivage externe peut inverser la situation et faire de ces inconvénients un réel atout. C’est possible grâce aux solutions d’Archive-IT.

Plus d’informations

La numérisation pour la fonction publique

La solution idéale pour les dossiers régulièrement consultés, dont on se sert à plusieurs endroits et qui doivent être conservés pour de longues périodes. Archive-IT a beaucoup d’expérience dans la numérisation de dossiers. Ce service est effectué dans le respect des législations en vigueur et le dossier ainsi numérisé est conforme à toutes les exigences. Archive-IT étudie avec vous les besoins et exigences propres à votre entreprise, à votre budget et aux règlementations en vigueur.

Overheid (1) | Archive-IT

L’archivage pour la fonction publique

Si vous choisissez l’externalisation de vos archives, Archive-IT vous propose divers formes d’archivage. Ainsi, vous trouverez toujours la solution adaptée à vos besoins et vous serez guidés tout au long du projet. Sécurité et minutie sont les maîtres-mots de nos services. Nous avons mis en place plusieurs protocoles pour garantir la sécurité de vos documents ; nous avons par exemple installé des équipements anti-incendie. De plus, Archive-IT travaille selon un procédé d’archivage unique, qui garantit l’accessibilité et la bonne gestion de vos dossiers pour les garder toujours à jour.

Qu’en est-il de la loi sur les archives ? Archive-IT dispose d’un espace conditionné conforme à toutes les exigences posées par la loi sur les archives. Dans cet espace, un système de gestion de l’air contrôle notamment la température et le taux d’humidité. L’espace conditionné est spécialement conçu pour les dossiers qui doivent être conservés longtemps.

  • Amélioration de la sécurité des données;

  • Renseignements également disponibles en dehors des heures d’ouverture et des murs des bureaux;

  • Pas de soucis d’incendie, de cambriolage et/ou de dégâts des eaux;

  • Les dossiers ne se perdent plus.

Gouvernement | Archive-IT

Accessibilité numérique

En fin de compte, le plus important est d’assurer un accès sécurisé aux informations. Archive-IT a développé une plateforme avec AIR, sur laquelle toutes les informations, physiques ou numériques, peuvent être correctement archivées. Et surtout : sur laquelle ces informations sont faciles à trouver. Plateforme seule ou intégration à vos systèmes actuels.

La municipalité de Zonhoven passe au numérique pour plus d’efficacité !
Zonhoven | Archive-IT |

En avril 2018, la municipalité de Zonhoven a décidé de commencer à numériser les archives. Ils ont choisi de procéder à la numérisation par étapes. L’aménagement du territoire était la première chose à faire !

Autres références

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