Fonction (semi-)publique

Les institutions de la fonction (semi-)publique traitent des données confidentielles au quotidien. La plupart des documents concernés s’accompagnent d’un délai légal de conservation, pensez notamment aux plans de construction, aux permis d’environnement, aux dossiers WMO et autres documents importants. Toutes ces informations doivent être conservées, pour maintenir l’activité de l’entreprise mais aussi respecter la législation en vigueur. Toutefois, le stockage interne de ces dossiers n’est pas des plus pratiques : manque d’espace, d’efficacité et accessibilité limitée en sont les principaux inconvénients. La numérisation et/ou l’archivage externe peut inverser la situation et faire de ces inconvénients un réel atout. C’est possible grâce aux solutions d’Archive-IT.

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La numérisation pour la fonction publique

La solution idéale pour les dossiers régulièrement consultés, dont on se sert à plusieurs endroits et qui doivent être conservés pour de longues périodes. Archive-IT a beaucoup d’expérience dans la numérisation de dossiers. Ce service est effectué dans le respect des législations en vigueur et le dossier ainsi numérisé est conforme à toutes les exigences. Archive-IT étudie avec vous les besoins et exigences propres à votre entreprise, à votre budget et aux règlementations en vigueur.

NUMÉRISATION
Laptop

L’archivage pour la fonction publique

Archive-IT dispose de différentes formes de stockage d’archives, à savoir : Bronze, Argent et Or. Ainsi, il existe toujours une solution adaptée à vos souhaits et à vos besoins. La sécurité et le soin sont les principes directeurs de nos solutions. Pensez, par exemple, à l’installation de gaz d’extinction de CO2 et à nos certifications ISO.

Le stockage d’archives Gold d’Archive-IT offre la solution idéale pour placer vos précieux documents d’archives à l’extérieur ! Un système de climatisation complet régule et surveille toutes sortes de facteurs climatiques. Pensez à une humidité et une température constantes. Ce système climatique signale également les cas où les valeurs ne sont pas conformes aux normes établies. Ce rapport nous permet d’affiner les valeurs afin qu’elles soient à nouveau conformes aux normes établies.

Archivage physique
  • Amélioration de la sécurité des données;

  • Renseignements également disponibles en dehors des heures d’ouverture et des murs des bureaux;

  • Pas de soucis d’incendie, de cambriolage et/ou de dégâts des eaux;

  • Les dossiers ne se perdent plus.

Tablet

Accessibilité numérique

En fin de compte, le plus important est d’assurer un accès sécurisé aux informations. Archive-IT a développé une plateforme avec AIR, sur laquelle toutes les informations, physiques ou numériques, peuvent être correctement archivées. Et surtout : sur laquelle ces informations sont faciles à trouver. Plateforme seule ou intégration à vos systèmes actuels.

Archivage numérique

« La température constante, le système de gaz d’extinction, l’humidité et la sécurité sont de premier ordre. Comme les cartons ont des dimensions différentes, il était difficile de les stocker dans nos propres archives. Chez Archive-IT, ils ont reconstruit les étagères pour archiver les cartons. Comme ça, on n’a rien à reconstruire, ça nous fait économiser beaucoup d’argent ! »

Hans van de Mortel | Archivist municipal, Municipalité de Roermond

« J’ai toujours dit : nous n’allons pas numériser, parce que les fichiers physiques ne sont pas lisibles en ce moment. Mais nos médecins scolaires travaillent sur place avec un ordinateur portable et une carte UMTS, de sorte que les fichiers devaient être accessibles par téléphone portable. Les dossiers ont été pris en charge à l’échelle 1:1 et nous avons été agréablement surpris qu’ils soient extrêmement faciles à lire. Vraiment génial ! »

Gertrud Vogel | Gestionnaire de concession, GGD Twente

« Le choix d’Archive-IT a été fait à l’issue d’une enquête approfondie, au cours de laquelle ils ont pesé différents critères. Un critère important a été le certificat ISO 27001, qui signifie sécurité de l’information. « Nous travaillons avec des documents sensibles à la vie privée et Archive-IT a tout cela en ordre ».

Alex Huisman | Informatisation et automatisation des consultants, Municipalité de Langedijk

« Nous avons toujours eu des contacts agréables et de bonnes expériences avec Jalema. Le choix d’Archive-IT était une conséquence logique et familière. En plus des archives à détruire, les fichiers numérisés par Archive-IT sont également stockés en externe. Dans le cas où nous faisons une demande à partir des fichiers stockés dans les locaux d’Archive-IT, elle est toujours livrée proprement et à temps. Vous pouvez compter là-dessus. »

Frans Alleman | Spécialiste DIV, Municipalité de Alkmaar

« Nous avons de très bonnes expériences avec Archive-IT. Et surtout le service. Si vous le voulez rapide, vous pouvez le faire rapidement. Vous pouvez simplement conclure des accords à ce sujet. Il y a un très bon soutien. Il y a toujours une solution. »

Maarten van Berlo | Chef de projet numérisation, Municipalité de Venray

« Nous avons nous-mêmes jeté un coup d’œil à Archive-IT, ce qui nous a donné confiance dans la façon dont ils traitent les dossiers. Cela se fait dans un très bon environnement et d’une manière sûre. Notre coopération s’est très bien déroulée et l’image que nous avons obtenue d’Archive-IT est sans aucun doute positive. C’est une entreprise professionnelle qui sait ce qu’elle fait ! »

Nick Mols | Gestionnaire d'application , Municipalité de Zonhoven

« Si vous regardez comment Archive-IT a guidé et pris en charge ce processus, nous sommes très satisfaits. C’était sympa qu’ils aient partagé la planification avec nous ; nous avons pu tout suivre en temps réel. De plus, tous les employés sont très orientés vers le client, de la gestion de projet à l’exécution, en passant par les TIC. Quand j’ajoute à cela la rapidité d’Archive-IT, ils ont parfaitement répondu à nos besoins. »

Luc Mintjens | Directeur du personnel RH, Stichting Swalm & Roer

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