Numérisation de la GRH

Les services de GRH traitent quotidiennement un grand nombre de données personnelles et sensibles à la vie privée. De nos jours, il est impossible d’imaginer le processus de travail sans systèmes de ressources humaines numériques. Alors qu’aujourd’hui les données sont souvent traitées numériquement, l’armoire ou les archives avec des dossiers papier restent encore physiques. Ces dossiers papier regorgent de données importantes, telles que les évaluations de rendement, les contrats de travail, les courriels, les formulaires de modification et autres documents et ouvrages de référence importants. Toutes ces informations doivent être conservées, non seulement pour les opérations commerciales, mais aussi pour la législation. Idéalement, l’archivage de l’information sur papier devrait être intégré au système numérique actuellement utilisé. Une vue d’ensemble avec toutes les informations de chaque employé. Vous pouvez y parvenir en numérisant vos dossiers personnels.

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Numérisation de dossiers personnels

Travaillez-vous encore avec des dossiers personnels sur papier ? Archive-IT possède une vaste expérience dans la numérisation des dossiers du personnel. Pensez à la numérisation individuelle, en reclassant le fichier pour le rendre totalement compatible avec GDPR. Archive-IT discutera avec vous des possibilités en ce qui concerne les types de documents, les onglets et autres souhaits et exigences numériques. Les souhaits et les exigences qui correspondent à votre organisation, au budget, mais aussi à la législation et à la réglementation en vigueur.

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Avantages d’un dossier RH numérique :

  • Transparence envers vos employés

  • Des informations sont également disponibles en dehors des heures de bureau

  • Structures de droits étendues possibles

  • Intégrations avec différents systèmes RH, tels que AFAS ou Raet

  • Une vue d’ensemble avec toutes les informations de chaque employé

Structure du dossier du personnel

Quelles sont les composantes d’un dossier ?

  • Données à caractère personnel : y compris nom et adresse, copie de la carte d’identité, copie des diplômes, CV, etc.

  • Contrats : y compris le contrat de travail, le congé de révision, la documentation fournie par la société immobilière, etc.

  • Performance : y compris le profil du poste, les rapports d’évaluation/entretiens fonctionnels, les cours suivis, etc.

  • Absentéisme : y compris la fréquence des congés de maladie

  • Articles divers/spéciaux : y compris les notes du directeur, la correspondance avec/au sujet de l’employé, etc.

Un dossier personnel contient plusieurs documents. Des périodes de conservation différentes sont également liées à ces documents, ce qui rend la politique de conservation beaucoup plus difficile. Le logiciel d’AIR permet de mettre en place la politique de conservation de manière à ce qu’elle soit pleinement conforme à la législation GDPR.

Périodes de conservation

Partenaires

Afin de vous apporter le meilleur support possible, nous travaillons avec des partenaires tels que AFAS ou Raet pour rendre les fichiers numérisés accessibles dans le système avec lequel vous travaillez déjà. Nous nous chargeons de l’importation directe et sécurisée dans votre système de confiance, sans que vous ayez à faire d’efforts pour le faire. Travaillez-vous avec un paquet avec lequel Archive-IT ne collabore pas ? Pas de problème, nous veillons toujours à ce que vos fichiers soient parfaitement intégrés !

Nos partenaires
AFAS Software | Archive-ITVisma Raet | Archive-IT

Référence

« Pendant le processus de numérisation, j’ai particulièrement apprécié l’attitude proactive d’Archive-IT. Dès que je n’ai pas reçu de réponse de ma part, j’ai immédiatement reçu un message me demandant si j’avais besoin d’aide. Le personnel d’Archive-IT est vraiment à la pointe de la technologie pour s’assurer que tout se déroule aussi bien que possible et dans le respect du calendrier convenu. »

Petra Hasselo, Brabantia

« Entre-temps, nous avons numérisé environ 725 fichiers via Archive-IT et c’est très bien. Nos fichiers sont maintenant facilement accessibles aux personnes autorisées. Les fichiers ont été scannés de la bonne manière ; exactement selon les accords que nous avons conclus avec Archive-IT. Nous aimons aussi beaucoup l’intégration dans Raet, ce qui nous permet de continuer à travailler à partir de notre système familier, ce qui est très agréable. »

Jeannette de Haan, Natuurmonumenten

« Si vous regardez comment Archive-IT a guidé et géré ce processus, nous sommes très satisfaits. C’était sympa qu’ils aient partagé la planification avec nous ; nous avons pu tout suivre en temps réel. De plus, tous les employés sont très orientés vers le client, de la gestion de projet à l’exécution, en passant par les TIC. Quand j’ajoute à cela la rapidité d’Archive-IT, ils ont parfaitement répondu à nos besoins. »

Cas de client

Kindante voulait que toutes les données d’un employé soient récupérées dans un lieu central. Pour en savoir plus sur la solution adéquate proposée par Archive-IT.

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