Swalm & Roer est une fondation qui offre une éducation innovatrice, stimulante et appropriée, afin que les talents des enfants s’épanouissent. La fondation offre un enseignement primaire et primaire spécial dans la municipalité de Roermond et Roerdalen. Swalm & Roer est responsable de 5650 élèves, 600 employés et 23 écoles pour l’enseignement primaire.

Numériser autant que possible au sein du service du personnel, telle est l’une des ambitions que la Fondation Swalm & Roer a récemment réalisée en collaboration avec Archive-IT. Luc Mintjens, directeur du personnel de P&O chez Swalm & Roer Fondation, a pris le projet sous son aile et est très satisfait du résultat.

Transparent et professionnel

« La raison de la numérisation de nos dossiers personnels est principalement due au fait que nous voulons être transparents pour nos employés. Il n’est plus approprié d’avoir un dossier papier pour chaque employé. Chez Stichting Swalm & Roer, la propriété est très importante pour nous. C’est précisément grâce à la numérisation que nous sommes en mesure de laisser les employés posséder leur propre dossier dans ce domaine également. Pensez à la possibilité de télécharger des données et des documents dans AFAS et de gérer vous-même certaines informations. Là où nous pouvons automatiser, nous ne l’oublions absolument pas. Nous voulons nous adapter aux possibilités numériques de notre époque ; c’est ce que nous voulons et un dossier personnel numérique en fait partie. »

L’étape numérique

« Cependant, lorsqu’il s’agit de numériser les dossiers du personnel, cela ne s’arrête pas là. Nous sommes en train de mettre en place des workflows au sein d’AFAS, afin de structurer la nouvelle croissance numérique de manière adéquate. Ce système réduit considérablement la susceptibilité aux erreurs et nous oblige à traiter ce type de données importantes avec efficacité et efficience. Un avantage supplémentaire est que cette bataille numérique nous permet de très bien gérer les délais de conservation des documents et de leur appliquer une politique active de destruction. Sur papier, c’était beaucoup plus compliqué. Cela s’inscrit parfaitement dans le cadre des obligations découlant de la législation GDPR. »

Le choix d’Archive-IT

Luc Mintjens explique également pourquoi ils ont choisi Archive-IT pour réaliser la numérisation : « Nous avons reçu une bonne référence par l’intermédiaire d’un partenaire et cela nous a donné confiance et a certainement été la raison d’entrer en dialogue avec Archive-IT. Si vous regardez comment Archive-IT a supervisé et géré ce processus, nous sommes très satisfaits. C’était sympa qu’ils aient partagé la planification avec nous ; nous avons pu tout suivre en temps réel. De plus, tous les employés sont très orientés vers le client, de la gestion de projet à l’exécution, en passant par les TIC. Quand j’ajoute à cela la rapidité d’Archive-IT, ils ont parfaitement répondu à nos besoins. Chez Archive-IT, Rendez-vous est : Rendez-vous et cela a fait une grande collaboration. »

Archive-IT remercie Swalm & Roer fondation pour la confiance accordée à notre organisation !

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Swalm & Roer | Archive-IT

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