Travailler avec des documents implique bien plus que leur simple stockage. Les documents sont soumis à des périodes de conservation définies par la législation. Toutefois, les délais de conservation légaux peuvent varier considérablement, de sorte que de nombreuses organisations ne savent pas clairement combien de temps telle ou telle information doit être conservée. Sans parler de l'espace qu'occupent tous ces documents après des années de stockage.

Pourquoi des délais de conservation ?

Chaque organisation stocke certaines données afin de pouvoir justifier ses actions auprès des autres. Les documents contiennent des données, des connaissances et des expériences qui doivent rester accessibles d'une certaine manière. Certaines données doivent être conservées afin de pouvoir prouver que quelque chose s'est réellement passé. Comme votre organisation peut contenir de nombreux types de documents différents, il est souvent difficile de s'y retrouver. Enfin, les délais de conservation des données médicales sont différents de ceux des données personnelles, par exemple.

Délais de conservation applicables aux documents comptables

  • Livres de commerce: 7 ans À partir du 1erjanvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice
  • Documents justificatifs: 7 ans À partir du 1erjanvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice
  • Documents qui ne tiennent pas lieu de preuve à l’égard de tiers: 3 ans À partir du 1erjanvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice

Délais de conservation applicables aux documents relatifs au droit des sociétés

Livres et documents.L’expression «livres et documents» n’est pas spécifiée, mais sont en tout cas visés dans ce cadre:

  • les statuts
  • les archives de la société
  • les procès-verbaux et rapports qui doivent être établis en exécution du Code des sociétéset des associations(assemblées générales ordinaires et extraordinaires, rapport des gérants et commissaires, liste de présence des réunions, etc.)
  • les registres (par exemple, d’actions, d’obligations, de parts bénéficiaires, de warrants, etc.)
  • les décisions de l’assemblée générale et du conseil d’administration

Délai de conservation minimal: 5 ans. À compter de la clôture de la liquidation. Ces livres et documents ne peuvent par conséquent être détruits pendant la durée de la société.

Registre des membres d’une ASBLLes notes et décisions de l’assemblée générale, du conseil d’administration et d’autres personnes ayant un mandat, et touteslespièces comptables doivent être disponibles au siège de l’ASBLafin de pouvoir être consultées par les membres, si aucun commissaire n’a été nommé.Dans le registre des membres, toutes les décisions concernant l’adhésion, le retrait ou l’exclusion de membres par le fait du conseil d’administration doivent être inscrites dans les huit jours suivants la communication de la décision. Le Codene prévoit pas de délai de conservationVu que l’action du créancier se prescrit par cinq ans à partir de l’annonce de la décision concernant la destination des actifs, il est conseillé de conserver les documents pendant l’existence de l’ASBL ainsi que pour une période de cinq suite à la fin de l’ASBL.

Délais de conservation applicables aux documents fiscaux

Livres et documents qui sont nécessaires pour déterminer le montant des revenus imposables. Cette notion doit être interprétée au sens très large. Elle couvre davantage que la simple production des documents prescrits légalement (Gand, 5 novembre 1998, Fisc. Act. 1998, 40/5). Il s’agit plus particulièrement:

  • des livres et documents dont l’utilisation est obligatoire –comme les journaux et carnets de reçus pour les personnes qui exercent une profession libérale ou qui exercent un mandat ou occupent un poste (reçus et attestations de soins donnés: art. 320 CIR 1992) et les livres, documents ou formulaires éventuels prescrits à la lumière du contrôle des recettes ou dépenses des contribuables eux-mêmes ou de tiers;
  • les documents comptables, c’est-à-dire tous les documents qui ont servi à la tenue des livres;
  • tous les autres documents, dans la mesure où ils peuvent servir à déterminer les revenus imposables comme, notamment, des registres d’actions et d’obligations nominatives, les listes de prestations des assemblées générales, les données de la comptabilité analytique, des offres et devis, les fiches d’enregistrement d’un tachygraphe (2).

7ans, sauf en cas de saisie par un organe judiciaire ou de dérogation accordée par l’administration. Jusqu’à l’expiration du septième exercice ou année suivant la période imposable

Systèmes informatisés (les livres et documents susmentionnés qui sont conservés en faisant appel à un système informatiqueou tout autre appareil électronique), supports d’information et programmes. 7ans À partir du 1erjanvier de l’année suivant la dernière année au cours de laquelle le système a été utilisé

Délais de conservation applicables aux documents sociaux

  • Registre du personnel. 5 ans à compter du jour de la dernière mention obligatoire.
  • Registre spécial du personnel. 5 ans à compter du jour de la dernière mention obligatoire.
  • Contrat de travail pour étudiants. 5 ans à compter du lendemain de la fin de l’exécution du contrat.
  • Compte individuelsur lequel toute information en rapport avec les sommes payées ou dues au travailleurdoivent être inscrites. L’employeur doit informer l’employer annuellement du total des montants, des cotisations de sécurité sociale dues et le montant imposable. 5 ans à compter de l’expiration de la période de la tenue de ce document.
  • Accord portant sur l'allocation de mobilité. 5 ans à compterdu jour qui suit celui de la fin de l'exécution de l'accord.
  • Accord portant sur le budget mobilité. 5 ans à compter du jour qui suit celui de la fin de l'exécution de l'accord.
  • Horaire de travail des travailleurs à temps partielHoraires de travail des travailleurs à temps partiel et documents dans lesquels doivent être indiquées toutes les dérogations aux horaires de travail. 5 ans à compter de la date de la dernière mention obligatoire jusqu’à cinq ans après la fin du mois suivant le trimestre au cours duquel l’inscription a été effectuée.
  • Registre de présence. 5 ans pendant toute la période qui prend cours à la date de l’inscription de la dernière mention obligatoire et qui prend fin cinq ans après la fin du mois suivant le trimestre au cours duquel cette inscription a été effectuée.
  • Contrat de travail à domicile. 5 ans à compter du jour qui suit la fin du contrat.
  • Convention d’immersion professionnelle. 5 ans à compter du jour qui suit la fin du contrat.
  • Contrat de travail temporaire. 5 ans à compter du jour qui suit la fin du contrat.
  • Contrat de travail non sujet à une règlementationparticulière. En contrasteavec ce qui vaut pourcertainscontrats de travail particuliers, la loi ne prévoit pas de délai de conservation pour les contrats de travail ordinairesVu que le droit d’action qui découle du contrat se prescrit un an après la fin du contrat, il est conseillé de conserver le contrat durant au moins cette période. A compter du jour où le contrat de travail arrive à échéance.
  • Documents relatifs aux réglementations en matière de pension et d’assurances de groupes, documents relatifs aux règles de travail internes. Pendant la validité, et un temps suffisant par la suite au regard d’une éventuelle actionrelative aux travailleurs. Jusqu’à la conclusion de la réglementation ou de l’assurance.
  • Une copie du cadre comptable de chaque déclaration trimestrielle à l’ONSS. 5 ans à compter de la date limite d’expédition de la déclaration.

Délais de conservation applicables aux documents médicaux

  • ListesLe législateur stipule que l’employeur doit prendre différentes mesures pour les travailleurs qui exercent un poste de sécurité, un poste de vigilanceouune activité à risque défini. Cela implique notamment l’élaboration des listes suivantes. une liste avec les postes de sécurité, les postes de vigilance et les activités à risque déterminé. Une liste nominative des travailleurs soumis obligatoirement à la surveillance de santé, indiquant en regard de chaque nom le type de poste de sécurité ou de poste de vigilance exercé effectivement ou le type d’activité à risque défini exercée effectivement. Une liste nominative des travailleurs soumis aux vaccinations ou aux tests tuberculiniques obligatoires. 5 ans à compter de la date d’établissement de ces listes.
  • Dossiers de santé. 15 ans à compter du départ du travailleur.
  • Liste desnoms destravailleurs qui travaillent là où une exposition à des agents biologiques des groupes 3 ou 4 est possible. 10 ans a ompter du jour de la fin de l’exposition.
  • Registredes noms des travailleurs qui sont exposés à l’amiante. 40 ans a compter du jour de la fin de l’exposition.
  • Liste des noms des travailleurs qui travaillent là où une exposition à des agents cancérigènes, mutagènes ou reprotoxiques est possible. A compter de la fin de l’exposition.
  • Plan de prévention globalpour une durée de 5 ans. Le Code du 28 avril 2017 ne prévoit pas de délai de conservation.
  • Documents et registres relatifs aux mesures de radioactivitéet à l’intervention d’experts en radiophysique médicale. 30 ans pas déterminé par la loi.

Délais de conservation applicables aux documents médicaux

  • Contratsde LicenceIl: Il n’y a pas de délai de conservation prévuEtant donné que les violations des droits de propriété intellectuelle se prescrivent en principe 5 ans après les faits, il est conseillé de conserver le contrat de licencependant sa durée ainsi que 5 ans après sa terminaison.Etant donné que la responsabilité contractuelle du donneur de licence se prescrit après 10 ans, ilest conseillé pour le donneur de licence de conserver les contrats de licence pendant leur durée et ce jusqu’à 10 ans après leur terminaison.
  • Matériel de publicité et de promotion: Il n’y a pas de délai de conservation prévuCependant, il est conseillé de conserver les documents pertinents jusqu’à ce que la responsabilité du fabricant soit prescrit au regard de la loi du 25 février 1991, ce qui est le cas 10 ans après avoir commercialisé le produit pour la première fois.
  • Police d’assurance: Il n’y a pas de délai de conservation prévuCependant, il est conseillé de conserver ces documents pendant lapériode devalidité de l’assurance ainsi que pendant une période de temps suffisante par la suite au regard d’une éventuelle plainte relative à (l’objet de)l’assurance.

Délais de conservation applicables aux documents médicaux

  • Factures: 7 ans à compter du 1erjanvier quisuit leur émission
  • Livres: 7 ans. Pour les livres: à compter du 1erjanvier qui suit leur clôturePour les autres documents: à compter de la date du documentPourles documents relatifs aux livraisons concernant les œuvres d’art, les pièces de collections et les antiquités (art. 58§4, 7° C. TVA): à compter du 1erjanvier suivant l’année durant laquelle le droit à déduction a lieu.
  • L’obligation deconservation s’applique aux assujettis et aux personnes morales non assujetties, établis en Belgique, en ce qui concerne les factures ou documents en tenant lieu relatifs aux acquisitions intracommunautaires de biens ou aux achats effectués à l'étranger, les livres et documents comptables, les contrats, les pièces relatives à la commande des prestations de services et des livraisons de biens, à l'expédition, à la remise et à la livraison de biens, les extraits de compte, les documents de paiement et les autres livres et documents relatifs à l'activité. 7 ans À compter du 1erjanvier qui suit leur émission.
  • Documents relatifs aux analyses, à la programmation et à l'exploitation de systèmes informatisés. 7 ans à compter du 1erjanvier qui suit la dernière année
  • Le délai de conservation normal pour les facturesest, tel qu’il est indiqué ci-dessus, de 7ans; cette période est toutefois prolongée jusqu’à 15ans pour les documents qui se rapportent à la construction ou l’acquisition d’un bâtiment qui sert de moyen d’exploitation ou à l’acquisition de droits réels sur un tel bâtiment. 15 ans à compter du 1erjanvier suivant la date de clôture de l’exercice ou suivant la date de l’établissement ou de la délivrance.
  • Disques de tachygraphe. 3 ans à compter de leur date.

Délais de conservation applicables aux documents relatifs àdes actions en justice

  • Pièces en rapport avec une action en justice matérielle. 30ans, sauf dérogation par loi spéciale. Début de l’action en justice.
  • Pièces en rapport avec une action en justice personnelle. 10ans, sauf dérogation par loi spéciale (1). Par dérogation à ceci, toute action en réparation d'un dommage fondée sur une responsabilité extra-contractuelle se prescrit par 5ans à partir du jour qui suit celui où la personne lésée a eu connaissance du dommage ou de son aggravation et de l'identité de la personne responsable, et en tout cas par vingt ans à partir du jour qui suit celui où s'est produit le fait qui a provoqué le dommage. Début de l’action en justice.

Délais de conservation applicables aux documents d’avocats

Pièces, 5 ans. Après la fin de leur tâche. Cette prescription n’est cependant pas d’application si l’avocat est chargé expressément de la conservation de certains documents

Delais de conservation applicables aux documents d’experts

  • Pièces et rapports, 10 ans. Après la fin de leur tâcheCette prescription n'est toutefois pas applicable lorsque l'expert a été constitué expressément dépositaire de pièces déterminées.
  • Pièces et rapportsrelatifs à une tâchequi est effectuéeen vertu d’une loi, 5 ans. Après le dépôt de leur rapportCette prescription n'est toutefois pas applicable lorsque l'expert a été constitué expressément dépositaire de pièces déterminées.

Délais de conservation applicables aux documents d’architectes et d’entrepreneurs

Conventions relatives aux projets de constructionet les documents y afférant. La loi ne prévoit pas de délai de conservation.Etant donné qu’après dix ans, les architectes et les entrepreneurs sont déchargés de la garantie des gros ouvrages qu'ils ont faits ou dirigés, il est recommandé de conserver les documents jusqu’à la fin de cette période de 10 ans. A partir du moment de l’acceptation du travail: comme règle général, c’est la date del’acceptation finale, sauf s’il a été convenu que l’acceptation provisoire devrait être considérée comme la date de commencement.

Délais de conservation relatifs à la loisur les faillites

  • Archives (à conserver par des curateurs): Le failli ou les administrateurs ou gérants de la personne morale faillie sont tenus, si le curateur le leur demande, de conserver la comptabilité et les archives. Ils doivent les mettre à disposition à la première demande du curateur.
  • Archives qui servent de preuve contre des tiers, 7 ans. A dater de l'ouverture de la faillite.
  • Pièces qui ne font pas preuve à l’égard de tiers, 3 ans. A dater de l'ouverture de la faillite
  • Dossiers constitués par les curateurs, 5 ans. Après la fin de leur tâche.

Délais de conservation relatifs à la législation douanière

  • Répertoires (sont enregistrées ici toutes les opérations tant à l’importation qu’à l’exportation et au transit) et pièces justificatives des représentants endouane, 3 ans. Après clôture annuelle du répertoire.
  • Tous les documents et renseignements nécessaires en vue d’un contrôle douanier, 3 ans. Cette période débute: pour ce qui concerne les marchandises mises en libre pratiqueen exonération des droits ou à un taux de droit réduit en raison de leur destination particulière:à la fin de l’année au cours de laquelle elles cessent d’être sous surveillance douanière. pour les marchandises mises en libre pratiquedans des circonstances autres ou pour les marchandises déclarées pour l’exportation: à la fin de l’année au cours de laquelle les déclarations de mise en libre pratiqueou d’exportation ont été acceptées. En ce qui concerne les marchandises placées sous un autre régime douanierou placées en dépôt temporaire:à la fin de l’année au cours de laquelle le régime douanier considéré a été apuré ou au cours de laquelle le dépôt temporaire a pris fin.

Délais de conservation applicables aux sociétés de gestion

Toutes les informations relatives à la gestion des droits, 10 ans. À compter de la distribution des montants auxquels ils se rapportent.

Délais de conservation relatifs à reach

  • Toutes les informations nécessaires pour remplir les obligations en tant que «fabricant», 10 ans. À compter du moment où le fabricant a fabriqué la substance ou le mélange en question pour la dernière fois.
  • Toutes les informations nécessaires pour remplir ses obligations en tant qu’«importateur», 10 ans. À compter du moment où l’importateur a importé la substance ou le mélange en question pour la dernière fois.
  • Toutes les informations nécessaires pour remplir ses obligations en tant qu’«utilisateur en aval», 10 ans. À compter du moment où l’importateur a fourni la substance ou le mélange en question pour la dernière fois.
  • Toutes les informations nécessaires pour remplir ses obligations en tant que «distributeur», 10 ans. À compter du moment où l’importateur a utilisé la substance ou le mélange en question pour la dernière fois.

Délais de conservation relatifs aux documents environnementaux au niveau fédéral

Déclaration de conformité CE et documentation technique à la lumière de la Directive 2000/14/EC du Parlement européen et du Conseil du 8 mai 2000concernant le rapprochement des législations des États membres relatives aux émissions sonores dans l'environnement des matériels utilisés à l'extérieur des bâtiments. 10 ans, a compter de la date de la dernière fabrication du matériel.

Données soumises à une période de conservation maximum

  • Données à caractèrepersonnel. Les données à caractère personnel sont conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. A partir du moment où les données personnelles sont traitées.
  • Images enregistrées par des caméras de sécurité. Si les images ne peuvent contribuer à apporter la preuve d'une infraction, d'un dommage ou d'une nuisance ou ne peuvent permettre d'identifier un auteur, un perturbateur de l'ordre public, un témoin ou une victime, elles ne peuvent être conservées plus d'un mois. Ce délai est prolongé à trois mois pour les lieux présentant un risque particulier pour la sécurité, déterminés parl’article 3 de l’A.R. du 6 décembre 2018. Ce n’est pas déterminé parla loi mais on peut présumer que le délai de conservation commence à partir du moment où les images ont été enregistrées.
  • Images enregistrées par des caméras de sécurité. La loi ne prévoit pas de période de conservation spécifique. A partir du moment où les images ont été enregistrées.
  • Registre des activités de traitement d'images (règlement général non applicable aux caméras de sécurité sur le lieu de travail). Le responsable du traitement tient un registre reprenant les activités de traitement d'images de caméras de surveillance mises en œuvre sous sa responsabilité. Ce registre se présente sous une forme écrite, électronique ou non. Sur demande, le responsable du traitement met ce registre à la disposition de l'Autorité de protection des données et des services de police. Les articles 7 et 8 de l’A.R. déterminent le contenu du registre. Le responsable du traitement conserve ce registre aussi longtemps qu'il effectue un traitement d'images au moyen de caméras de surveillance..

Nous conseillons donc à nos clients d'adopter une approche ordonnée afin de classer correctement les informations. Cette approche consiste à considérer la quantité de documents/fichiers de manière différenciée. Un exemple pourrait être d'archiver les fichiers moins récents à l'extérieur et de les mettre à disposition par numérisation à la demande au moment où ils sont nécessaires dans le processus de travail. Le problème de l'espace et de la vue d'ensemble est ainsi immédiatement résolu. Nous vous recommandons de numériser les dossiers dont vous avez fréquemment besoin ; c'est la solution la plus économique. Chaque organisation est toutefois différente. Si vous avez des questions sur une approche pratique pour votre organisation, vous pouvez bien sûr toujours demander conseil, sans engagement.

 

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