Réunions à distance

Il est de plus en plus facile de se rencontrer à distance. Cela est dû en partie aux nombreuses transformations numériques en cours. Pensez par exemple au réseau WiFi 6, plus rapide, et au réseau 5G qui sera déployé à la fin de 2020. Tous deux améliorent les connexions à l’internet comme jamais auparavant. Dans ce blog, nous discutons des avantages et des inconvénients des réunions à distance !

Les avantages

L’un des principaux avantages des réunions à distance est, bien entendu, le fait qu’il n’est plus nécessaire de se déplacer pour assister à une réunion. Cela permet d’économiser beaucoup de temps et donc d’argent. En outre, elle a également un effet positif sur l’environnement en prévenant les émissions de substances nocives et les embouteillages inutiles. Un autre avantage est qu’une réunion à distance permet d’aller plus vite au but et que les conversations sur les petits détails sont souvent omises. Cela permet d’accroître l’efficacité.

Les inconvénients

L’un des principaux inconvénients des réunions à distance est le manque de contact personnel. Une poignée de main au début d’une conversation peut souvent apporter ce petit plus de confiance. En outre, il est difficile de lire la posture d’une personne par le biais de la webcam, ce qui peut faire en sorte que les choses soient perçues différemment de ce qui était prévu. Un autre inconvénient est la technologie. Même si l’internet s’améliore et devient plus rapide, il peut toujours arriver que la connexion soit perdue ou retardée. L’utilisation d’un matériel mauvais ou obsolète peut également avoir un effet négatif sur la qualité de la réunion.

De quoi avez-vous besoin pour les réunions à distance ?

Pour pouvoir se rencontrer à distance, il y a un certain nombre de choses qui sont importantes :

• Une connexion (internet) qui fonctionne bien. Une connexion Internet qui fonctionne est bien sûr la chose la plus importante pour entrer en contact avec l’autre partie. Il est donc souhaitable qu’il s’agisse d’une bonne connexion Internet. Ceci afin de limiter autant que possible le bruit sur la ligne et d’éviter les irritations dues à de mauvaises images et/ou de mauvais sons. Lorsque l’image et le son fonctionnent parfaitement, la conversation ressemble davantage à une véritable rencontre.
• Deuxièmement, il est important que de bonnes installations audio soient disponibles. Pensez à un bon microphone et à des haut-parleurs.
• Afin d’accroître l’interaction lors d’une réunion, on utilise souvent des moyens visuels tels qu’une webcam et, bien sûr, un moniteur. C’est certainement souhaitable, car une réunion à distance où l’on ne s’entend que par le son, ne fonctionne pas de manière productive et provoque souvent la confusion. La communication non verbale reste importante.
• N’oubliez pas l’importance d’une pièce calme. Après tout, les bruits de fond ou les mouvements gênants détournent l’attention du sujet.
• Enfin, l’information numérique est également importante. Lorsque les réunions se tiennent dans la même salle, on utilise souvent le fameux document papier. Lorsque les réunions sont tenues à distance, ce n’est pas une option. Il est donc important que toutes les personnes présentes en ligne aient accès à la bonne information et puissent également la partager, l’éditer et la consulter pendant la réunion.

En bref, la téléconférence présente certainement des avantages, tels que l’augmentation de la productivité et le gain de temps. Toutefois, il est important de ne pas sous-estimer les périphériques tels que décrits ci-dessus et de prendre également en compte les inconvénients. Ce n’est que lorsque tout est en ordre que vous pouvez organiser des réunions à distance avec succès et bénéficier réellement des avantages.