De nombreux dossiers juridiques ont des délais de conservation obligatoires et conduisent donc souvent à des archives surchargées. Le notaire Olivier Waterkeyn, situé à Waterloo en Belgique, a reconnu ce problème et a entamé une conversation avec Archive-IT. 

Stockage à distance

La société notariale a choisi de stocker une partie de ses archives en externe à Archive-IT. Isabelle DE STEFANI, licenciée en notariat, chez le notaire Olivier WATERKEYN, dit : « L’objectif premier était avant tout le gain de place ; nos rayonnages de classement étaient très surchargés et il devenait compliqué d’y ajouter de nouveaux dossiers. D’autre part, il était aussi très important de pouvoir conserver la possibilité de disposer de nos archives à à des fins de consultation. Archive-IT nous a proposé d’externaliser les dossiers les plus anciens, ceux pour lesquels la fréquence de consultation est relativement faible. La solution proposée par Archive-IT rencontre ces 2 exigences : nous avons pu libérer des espaces importants de classement et nous savons qu’en cas de nécessité, nos dossiers nous sont renvoyés sous forme électronique ou physique, dans un délai rapide. » 

Le déroulement du projet

Isabelle continue : « Le projet s’est parfaitement déroulé. Afin de pouvoir s’organiser de part et d’autre, le projet a phasé et étalé sur 3 ans. Chaque année, Archive-IT vient enlever les boites de dossiers que nous souhaitons externaliser. Chaque phase se déroule de la même façon : Archive-IT nous fournit des boîtes d’archives, dans lesquelles nous plaçons les dossiers. Nous apposons une étiquette code-barre sur chaque boîte de façon à la référencer. Nous avons, aussi, de cette façon, établi un inventaire précis de nos dossiers archivés et envoyés sur le site de stockage sécurisé d’Archive-IT. Quand nos boîtes sont remplies, nous convenons d’une date et Archive-IT procède à l’enlèvement. Les boîtes sont mises sur palettes au départ de l’Etude et les palettes sont aussitôt recouvertes d’un film protecteur. Le transport s’effectue toujours de façon directe, entre l’Etude et le site d’Archive-IT. Il n’y a donc aucun risque de mélange de boîtes avec d’autres clients d’Archive-IT. » 

Une coopération de confiance

Le notaire Olivier Waterkeyn et Archive-IT travaillent ensemble depuis un certain temps. Ceci, combiné avec l’expérience que Archive-IT a déjà avec les études de notaires, a immédiatement créé une grande confiance. Isabelle :  « L’organisation a été bien coordonnée par toutes les personnes impliquées dans ce projet, tant au niveau de notre Etude qu’au niveau d’Archive-IT. Notre interlocuteur commercial chez Archive-IT a proposé, en concertation avec l’Etude, une façon de travailler qui convenait à chacun, en tenant compte aussi du budget défini. On peut donc parler d’une très bonne collaboration pour l’organisation de l’archivage. Un compliment aux employés pour leur amabilité et leur efficacité. » 

Archive-IT remercie le notaire Olivier Waterkeyn pour sa confiance !

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Waterkeyn | Archive-IT

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