ONS Onderwijsbureau fournit un soutien administratif, des informations de gestion et des conseils à plus de 50 conseils scolairesdans l’enseignement primaire et secondaire. Par exemple, pour toutes ces écoles, environ 6500 salaires sont payés par mois. Grâce à des années de connaissances et d’expertise, ils sont en mesure de soutenir toutes ces écoles dans les processus secondaires.

Pourquoi numériser et stocker en externe ?

René Kerstgens, directeur de l’ONS Onderwijsbureau, explique : « Nous avons choisi de numériser les documents des membres du personnel en activité et de stocker les documents des membres du personnel inactifs chez Archive-IT. Pour le stockage, nous avons opté pour le service de stockage au niveau des fichiers. Les principales raisons de cette démarche sont la possibilité de travailler autant que possible sous forme numérique et le risque de nuire aux fichiers physiques sur place. Une autre raison pour laquelle nous avons choisi de le faire est de remédier au manque d’espace. Nous avons remarqué que le stockage de tous les fichiers prenait beaucoup de place. De plus, la numérisation nous permettra de respecter encore mieux la législation GDPR. Maintenant que presque tout a été numérisé, il est beaucoup plus facile pour tous les membres du personnel d’accéder aux informations souhaitées sur leur dossier. »

Importation dans AFAS

Après numérisation, les dossiers du personnel ont été intégrés dans les systèmes AFAS. René explique : « Parce que nous avons numérisé les dossiers personnels de tous nos clients et que chaque client a son propre environnement AFAS, chaque client a également dû être importé dans un environnement séparé. Il arrive aussi que des membres du personnel travaillent pour plusieurs conseils et qu’un seul et même dossier doive se retrouver dans plusieurs environnements AFAS. Cela signifiait que nous étions confrontés à un défi majeur. Par exemple, une cinquantaine d’environnements AFAS ont dû être remplis avec les fichiers corrects des employés concernés. Grâce à une bonne communication avec Archive-IT et un support technique adéquat, tout s’est bien passé. »

Traitement des fichiers

Après la numérisation, Archive-IT offre un certain nombre d’options : retour chez le client, stockage avec Archive-IT ou destruction confidentielle. C’est pourquoi notre service de l’éducation a opté pour cette dernière option. René explique : « Nous avons choisi de faire détruire les fichiers scannés par Archive-IT. Cela se produira huit semaines après que tout aura été scanné. Nous avons détruit les fichiers parce qu’ils se trouvent tous dans le système AFAS et qu’ils ont été numérisés selon les procédures et les certifications correctes. En conséquence, les dossiers physiques n’ont plus aucune valeur ajoutée. »

Visite d’entreprise

Avant le projet, René a visité Archive-IT avec quelques collègues. Ici, ils se sont surtout penchés sur les processus. René déclare : « Nous avons été invités à venir jeter un coup d’œil sur les processus au sein d’Archive-IT. Ils ont montré comment le transport arrive et comment les fichiers sont préparés pour la numérisation. Quand nous avons vu l’expertise d’Archive-IT, nous avons tout de suite su que tout était là ! »

Nous tenons à remercier ONS Onderwijsbureau pour sa confiance et l’agréable collaboration durant ce processus de numérisation.

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ONS Onderwijsbureau | Archive-IT

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